Nie daj się rutynie, czyli jak przeprowadzić ciekawą i angażującą retrospektywę?

W telegraficznym skrócie – retrospektywy sprintu pomagają zespołom scrumowym w ciągłym udoskonalaniu procesów, dzięki którym, członkowie teamów stają się bardziej zadowoleni i zwiększają swoją produktywność.

Kilka słów wstępu

Według scrum guide’a retrospektywa jest okazją dla Zespołu Scrumowego do przeprowadzenia inspekcji swoich działań i opracowania planu usprawnień, który zostanie wcielony w życie w najbliższym Sprincie. Ponadto jej celem jest również sprawdzenie tego, co działo się w ostatnim Sprincie, biorąc pod uwagę ludzi, relacje, procesy i narzędzia. Pozwala zidentyfikować i uporządkować istotne elementy, które sprawdziły się w działaniu oraz te, które kwalifikują się do usprawnienia. Dodatkowo retrospektywa daje możliwość na stworzenie planu, który wprowadza w życie usprawnienia dotyczące sposobu pracy Zespołu Scrumowego.

Firmy, które nie stosują zwinnych praktyk, powinny niezwłocznie  wprowadzić do swoich procesów retrospektywę. Regularne dyskusje o charakterze retrospektywnym mogą okazać się doskonałym, pierwszym krokiem wprowadzającym zmiany. Podczas takich spotkań, można dowiedzieć się o niepożądanych sytuacjach oraz sugestiach, które będą pierwszymi krokami do  transformacji. Dojrzały zespół zawsze dąży do optymalizacji.

Jak sobie radzić z nudną i pozbawioną zaangażowania retrospektywą?

Retrospektywa to z jednej strony bardzo ciekawe i owocne zdarzenie scrumowe, z drugiej natomiast trudne i męczące. Z czasem może okazać się, że powtarzalne retrospektywy, prowadzone w jednej formie przestają przynosić rezultaty i charakteryzują się brakiem zaangażowania. Zespoły często narzekają na sposób jej prowadzenia – uważają, że to kolejne obowiązkowe i męczące spotkanie. Aby tak się nie stało, retrospektywa powinna być ciekawa – ludzie powinni ją pokochać!

Poniżej przedstawiam kilka sposobów jak zbudować zaangażowanie oraz jednocześnie pozbyć się rutyny – wprowadzając element zabawy podczas retrospektywy.

Technika START, STOP, CONTINUE, LESS, MORE

Technika polega na podaniu odpowiedzi na pytania, które podzielone są w 5 obszarach:

• Start (Zacznij): Co powinniśmy zacząć robić, czego do tej pory prawdopodobnie jeszcze nie zrobiliśmy?
• Stop (Zaprzestań): Co powinniśmy przestać robić, co nie sprawdza się dobrze lub staje nam na drodze?
• Continue (Kontynuuj): Co działa, co chcielibyśmy kontynuować?
• More (Więcej): Czego powinniśmy robić więcej?
• Less (Mniej): Czego powinniśmy robić mniej?

Zabawa składa się z 5 kroków:

Krok 1: Przygotowanie
Osoba prowadząca retrospektywę przygotowuje plakaty podzielone na pięć części (Start, Stop, Continue, Less, More).
Krok 2: Wyjaśnienie zasad
Osoba prowadząca powinna wyjaśnić, jak działa ta technika. Następnie przekazuje zespołowi czas do retrospekcji (30-60 minut, w zależności od wielkości drużyny).
Krok 3: Ideologia
Prowadzący retrospektywę przekazuje karteczki każdej osobie i wyznacza czas na zapisanie wniosków (ok. 10-15 min).
Krok 4: Grupowanie
Jeśli wiele karteczek będzie zawierało podobne lub nawet identyczne pomysły – uczestnicy grupują ję w logiczne tematy. Następnie karteczki umieszczane są na plakatach/tablicy. Całość powinna trwać maksymalnie 15 min.

*Jeśli w każdej grupie pojawi się wiele karteczek, powinno w tym momencie nastąpić głosowanie (punktowe), które pozwoli odpowiednio spriorytetyzować najważniejsze tematy dyskusji.

Krok 5: Dyskusja
Facylitator powinien ogłosić czas na tę fazę (wystarczy 20-40 minut). Jeśli zastosowano głosowanie punktowe, zespół powinien omówić karteczki w kolejności według priorytetu. Jeśli nie zastosowano głosowania punktowego, prowadzący może wybrać karteczki i ustalić kolejność dyskusji.

Technika Mad, Sad, Glad

Jest to klasyczne ćwiczenie, które w łatwy sposób można wykorzystać podczas retrospekcji. Pomaga zespołom wyszukiwać rzeczy, które sprawiają, że ludzie są szczęśliwi, smutni lub doprowadzają ich do szału.

Technika składa się, podobnie jak w poprzednim przypadku z 5 kroków:

Krok 1: Przygotowanie
Krok 2: Wyjaśnienie zasad
Krok 3: Ideologia
Krok 4: Grupowanie
Krok 5: Dyskusja

Na samym początku osoba prowadząca retrospektywę, przygotowuje plakaty podzielone na trzy obszary  – Mad, Sad, Glad (Wkurzony, Smutny, Zadowolony). Każdy z uczestników otrzymuje karteczki przylepne i zapisuje informacje, które:

• doprowadzały go do szaleństwa: problemy, marnotrawstwa, niechciane niespodzianki itp.
• sprawiły, że poczuł się smutny: problemy między członkami zespołu, rzeczy, które nie poszły dobrze, itp.
• sprawiły, że poczuł się zadowolony: np. z sukcesów, osiągniętych rzeczy, wszystkiego, co wywołuje uśmiech na ich twarzach

Następnie karteczki przyklejane są do odpowiedniego obszaru na tablicy/plakacie i rozpoczyna się dyskusja.

Technika 4Ls

Technika została stworzona przez Mary Gorman oraz Ellen Gottesdiener. 4Ls to skrót od czterech słów – Liked (lubiłem), Learned (nauczyłem się), Lacked (brakowało mi),  Longed for (pragnąłem).

Warto ją stosować, gdy zależy nam na pokazaniu pozytywnych i negatywnych aspektów zdarzeń podczas zakończonego sprintu.

Ta zabawa również składa się z pięciu kroków. Podobnie jak w poprzednich przypadkach, osoba prowadząca retrospektywę przygotowuje plakaty podzielone (tym razem) na cztery obszary L (Liked,Learned, Lacked, Longed For).

Następnie wyjaśnia znaczenie poszczególnych “L”:

• Liked: Co zespół naprawdę lubił podczas sprintu? W szczególności, co poszło lepiej niż się spodziewano?
• Learned: Jakie nowe rzeczy zespół nauczył się podczas sprintu? Mogą to być sprawy techniczne lub sprawy nietechniczne
• Lacked: Jakie rzeczy zespół mógł zrobić lepiej podczas sprintu?
• Longed For: Jakie rzeczy zespół chciał mieć podczas sprintu, który był niedostępny? Ponownie, mogą to być kwestie techniczne lub nietechniczne.

Kolejne kroki polegają na wypełnieniu karteczek, odpowiednim ich zgrupowaniu oraz dyskusji na dany temat.

Podsumowanie

Należy pamiętać, że samo przeprowadzenie ciekawej retrospekcji to nie wszystko – bardzo ważne jest wprowadzenie w życie wszystkich zmian, a następnie kolejna inspekcja w celu weryfikacji. Oczywiście nie można dać się zwariować i w każdej czynności zachować zdrowy rozsądek. Retrospekcja to wartościowe narzędzie, które jeśli zostanie wykorzystane w odpowiedni sposób, daje nam wiele możliwości i jeszcze więcej informacji, na temat tego jak wygląda praca w naszym zespole oraz jakie usprawnienia warto w nim wprowadzić.

W kolejnej części opiszę inne pomysły na ciekawą i angażującą retrospektywę. Jeśli już w tym momencie chcesz się ustrzec błędów podczas prowadzenia retrospekcji, zapoznaj się z artykułem Macieja.