Jak zaplanować tydzień, by skupić się na tym, co ważne (jako Product Manager)

Artykuł o tym, jak od kilku lat planuję swój tydzień jako Product Manager. Cały proces stał się dla mnie operacją w tle i mam nadzieję, że pomoże ci wybrać coś do Twojej rutyny.

Karierę zawodową zaczynałem jako developer. Wtedy też zakochałem się w środowisku Agile. Przechodziłem przez stanowisko team leadera, project managera i ostatecznie, od ponad 10 lat, koncentruję się na zarządzaniu produktami.

W tym czasie zdałem sobie sprawę, że prosta to-do lista czy sam kalendarz nie wystarczą w przypadku zarządzania wieloma strumieniami pracy. Musiałem wymyślić lepszy sposób na zarządzanie swoim czasem i skupienia się na tym, co ważne.

Czego próbowałem, co nie zadziałało u mnie

❌ Korzystanie tylko z kalendarza – planowanie tylko poprzez umieszczanie bloczków z zadaniami w kalendarzu. Skończyło się na przenoszeniu bloczków w ciągu tygodnia i przenoszeniu ich na następny tydzień. I na następny… Przeciągnij i upuść, i tak przez cały dzień.

❌ Korzystanie tylko z listy rzeczy do zrobienia – planowanie tylko poprzez to-do listę w dowolnym notatniku. Lista zawierała kategorie dla każdego projektu oraz sortowanie. Skończyło się na przenoszeniu jednego zadania ponad drugie i jednej kategorii ponad inne. Widziałem stale rosnącą, demotywującą listę rzeczy, których nie wykonałem.

Co było wartościowe w tym podejściu to to, że w trakcie tego procesu dowiedziałem się, że nigdy nie wracam do żadnej listy wykonanych już zadań. Po prostu zacząłem je usuwać po zakończeniu. Nie ma potrzeby patrzeć na setki ukończonych zadań tylko po to, żeby móc być z siebie zadowolonym. To była jedna z najlepszych decyzji.

Co zauważyłem

1. Lista zadań stale się powiększa i nie da się nią zarządzać. Musiałem znaleźć sposób, żeby to powstrzymać.
2. Nie jestem najlepszy w przewidywaniu. Nie widziałem czy wszystkie ważne i pilne, oraz ważne niepilne zadania zostaną wykonane w danym tygodniu.
3. Moja lista NIE powinna być roadmapą, ani szczegółowym planem całego projektu z backlogiem w postaci setek pozycji.
4. Aby osiągnąć sukces, obszerne plany i związane z nimi zadania powinny być przechowywane w zewnętrznych systemach, gdzie inne osoby mogą zobaczyć status, postęp i rzeczy pozostałe do zrobienia. To jest kluczowe. W ten sposób nie muszę codziennie patrzeć na te plany. Może raz w tygodniu lub w razie potrzeby.
5. Planowanie tygodniowe działało u mnie świetnie. Odkąd planowałem sprinty w zespole scrumowym — czułem, że prawie zawsze dostarczam. Nie skalowało się to jednak dobrze, kiedy musiałem zacząć skupiać się na strumieniach pracy w wielu zespołach.
6. Lista wykonalnych zadań powinna być tworzona raz w tygodniu, a gdy pojawią się nowe informacje w ciągu tygodnia – zadania powinny zostać dodane na następny tydzień.
7. Gdy nowe informacje generują zbyt wiele zadań, nadchodzi czas na wprowadzenie zewnętrznego planu. To pozwala mi utrzymać czystą tygodniową listę.

Do czego finalnie doszedłem

Jako że sam kalendarz i to-do lista nie zagrały w moim przypadku, pomyślałem, że… spróbuję wejść all-in i wykorzystać oba te podejścia w następującym formacie:

• Indywidualne planowanie sprintu z wyestymowanymi i możliwymi do wykonania zadaniami
• Rozpisanie w kaledarzu zadań możliwych do wykonania

Używam JIRA i Google Calendar do planowania, a Confluence’a do zewnętrznych, szczegółowych planów. Oczywiście, to tylko narzędzia, nie metody.

Jak wygląda moje tygodniowe planowanie

Uwaga 1: Co zrobiłem przed pierwszym planowaniem

Określiłem obszary skupienia — kategorie, na przykład zmniejszenie churnu, chatbot, leadership, zgłoszenia — jakakolwiek praca i obszary odpowiedzialności, która wymagają ode mnie większego skupienia.

 

Uwaga 2: Jak wychwytuje nowe zadania

Za każdym razem, gdy pojawiają się nowe istotne informacje, które można zastosować w danej kategorii, umieszczam zadania na nadchodzący tygodniowy sprint.

Wyczucie czasu: Planuję tydzień w każdy poniedziałek rano. Teraz zajmuje mi to około 45 minut, ale na początku nie było tak łatwo, spędzałem na nim ponad 1,5h.

Oto jak wygląda moja 45-minutowa sesja planowania:

1️⃣ Dla każdej kategorii zadaję sobie pytanie: „Czy oprócz zadań, o których wiem w tej chwili, jest coś innego, co popchnęłoby tę sprawę do przodu?”. Zwykle to okazuje się być najważniejszą rzeczą, która przynosi najlepsze, możliwe do wykonania zadania na tydzień. Wymaga to jedynie dania sobie przestrzeni by zatrzymać się i pomyśleć.

2️⃣ Upewniam się, że wszystkie zadania są możliwe do wykonania. O wykonalności piszę w dalszej części tego artykułu.

3️⃣ Estymuję zadania podczas ich dodawania. To obszerny temat, ale krótko mówiąc – dobrze jest wiedzieć, ile mogę zrobić w danym tygodniu. Dla siebie, nie dla menedżerów.

• Jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłaś, nie robiłeś, możesz po prostu spróbować policzyć zadania, które wykonujesz co tydzień, upewniając się, że zadania nie różnią się zbytnio rozmiarem.
• Ja używam punktów estymacji z ciągu Fibonacciego: nadając zadaniom wagi 1, 2, 3, 5, 8. Kiedy czuję, że jest to 5 lub 8, dzielę zadania na mniejsze. Mój tydzień jest wypełniony głównie 1, 2, 3 i wiem, że mogę zrobić około 46-ciu punktów w zwykłym tygodniu, a w tygodniu mniejszego skupienia około 35-ciu. W bardzo pracowitych tygodniach mogę dojść nawet 60-ciu punktów, ale to będzie wyczerpujący tydzień i muszę się do tego przygotować psychicznie.
• Nie oszukuj się, że te punkty nie są związane z czasem. Są, ale dają trochę miejsca na elastyczność.

4️⃣ Dodaję do listy zadań również wszystkie spotkania ad hoc i cykliczne na ten tydzień. Oszacowanie ich jest łatwe — mają już ustalony czas. Na przykład: spotkanie 5–30 minut przekłada się na 1 punkt, a godzinne spotkanie na 2 punkty itd.

5️⃣ Oceniam możliwości i bezwzględnie ustalam priorytety, przenosząc mniej ważne rzeczy na następny tydzień. Będę się o to martwił podczas planowania w przyszłym tygodniu.

6️⃣ Struktura — czas na połączenie moich dwóch poprzednich metod. Po zaplanowaniu tygodnia, kopiuję zadania do odpowiednich miejsc w kalendarzu (blokuję na nie czas). Ma to na celu dostosowanie liczby zadań w ciągu dnia oraz zaplanowanie najtrudniejszych zadań na porę dnia, w której jestem najbardziej kreatywny – czyli rano.

Kolejne planowanie

Ponownie bezwględnie priorytetyzuję, mając na uwadze utrzymywanie mojej wydolności na poziomie około 46-ciu punktów. Kiedy to samo zadanie zostanie kilka razy przeniesione na następny tydzień, zadaję sobie pytanie dlaczego. Może powinno po prostu wylądować jako następny zalecany krok do zewnętrznego dokumentu.

A kiedy jest to po prostu zbyt duże obciążenie (poznawcze) i rozpraszacz podczas planowania, po prostu zmieniam nazwę bieżącego zadania na „przenieść zalecany krok do zewnętrznego dokumentu” — dzięki temu łatwiej jest zrobić to następnym razem i z czystym umysłem kontynuować planowanie.

Bloki skupienia w kalendarzu

To kwestia preferencji, i niektórzy ludzie wolą umieszczać “bloki skupienia” w swoich kalendarzach. Pracując w tych przedziałach czasowych, koncentrują się na zadaniach do wykonania. Ja tego nie robię. 

W kalendarzu umieszczam konkretne zadania do wykonania. Dzięki temu jestem bardziej elastyczny w ciągu tygodnia. To osobista preferencja. Jeśli układanie bloków w kalendarzu działa u Ciebie, to działa. Nie zmieniaj tego!

No dobrze, muszę się do czegoś przyznać, mam jednak kilka takich dedykowanych bloków. Nie umieszczam ich w moim tygodniowym planie. Są zawsze na stałe w kalendarzu. Oto one

1️⃣ „Catch Up” – o preferowanej porze dnia, żeby dojść do Inbox Zero na wszystkich kanałach. Robię to każdego ranka, przez godzinę. Moje kanały to Gmail, Slack, Confluence, JIRA. To sprawia, że jestem spokojny i mogę być pewien, że nie zaniedbuje nikogo i niczego.

Następnie dodaję ważne informacje jako zadania do listy na przyszły tydzień lub, jeśli to bloker, jeszcze na ten tydzień. Przeważnie od razu archiwizuję/oznaczam jako przeczytane wszystkie rzeczy i zapominam o nich.

Jeśli odpowiedź zajmuje mniej niż 2 minuty i nie wymaga kolejnych działań — robię to od razu i zapominam. Oszczędnie korzystam z przypomnień.

Wskazówka: określ sobie porę na przegląd „catch up” w ciągu dnia. Może to być raz dziennie, dwa razy dziennie lub po wykonaniu każdego zadania. Znajdź rytm, który Ci odpowiada.

2️⃣ „Czas na rozwój” – Chcesz się rozwijać na swoich warunkach, prawda? To blok, który ma do tego służyć. Spraw, aby to, czego się nauczyłeś w tym czasie, przyniosło także wartości firmie.

3️⃣ „Czas na tygodniowe planowanie” — wtedy zajmuję się faktycznym planowaniem, które opisałem powyżej.

Spotkania

Tak, dzieją się. Robię dla nich zadania. Niektóre z nich są doraźne, niektóre powtarzają się, a niektóre z nich od czasu do czasu są anulowane. Chcę wiedzieć, gdy pojawia się dodatkowy czas w moim tygodniu.

Kiedy mam wiele cyklicznych spotkań w ciągu tygodnia, mam szablon z ich listą, aby je szybko umieścić jako zadania w moim tygodniowym planie. Używam Google Docs do przechowywania tej listy.

Wskazówka: Kopiowanie i wklejanie całej listy spotkań cyklicznych z dokumentów do JIRA automatycznie tworzy odpowiednie zadania. Możesz także użyć funkcji klonowania. Ponadto, wg mnie spotkanie jest konieczne jeśli: ma jasny plan lub wyznaczone cele, lub jeśli przynajmniej pozwala członkom zespołu zacieśnić więzi.

Planowanie po nieobecności

Po dłuższej nieobecności daję sobie dodatkowy czas na planowanie:

1. Sprawdzam, którymi z tematów będę musiał się zająć w pierwszej kolejności.
2. Daję sobie dzień na nadrobienie zaległości — to z pewnością zaktualizuje mój tygodniowy plan.
3. Dopiero wtedy zamykam plan i przystępuję do realizacji.
4. Lub zostawiam ten tydzień bardziej nieprzewidywalny, o czym piszę poniżej.

Jak radzę sobie z nieprzewidywalnymi tygodniami?

Czasami w plan wkrada się chaos. Na przykład następuje strategiczna zmiana priorytetów. Albo właśnie wróciłem z wakacji, a ludzie muszą natychmiast coś przedyskutować. Niektóre rzeczy mogą stracić priorytet podczas mojej nieobecności, a mój zespół musi opracować nowy plan.

Nie wiem, ile to będzie pracy, ale wiem, że zajmie to sporo czasu w tygodniu. Rozwiązanie? Wyczyścić tydzień, przenieść rzeczy na następny, informując o tym osoby zainteresowane. Sprawdzić, czy rzeczywiście mogę zrobić coś, co pierwotnie planowałem na ten tydzień. Jeśli tak, to super.

Podczas takiego tygodnia każdy następny dzień będzie stawał się bardziej przewidywalny. Nie przejmuję się tym. Zaskakująco, przyszły tydzień znów stanie się przewidywalny.

Przykłady zadań wykonalnych i niewykonalnych

Przykłady niemożliwych do wykonania zadań:

• Rozwiąż problem X
• Zwiększ popularność funkcjonalności Y

Przykłady wykonalnych zadań:

• Przeczytaj A, B, C i zobacz czy to rozwiązuje problem X.
• Sprawdź z osobą A, B, C i zobacz czy to rozwiązuje problem X.
• Przygotuj plan w jaki sposób dojdzieszdo rozwiązania problemu X.
• Przygotuj ankietę, żeby dowiedzieć się jakie są powody niskiej popularności funkcji Y

Rób to co działa u Ciebie – to sprawa osobista

Planowanie nie jest łatwe. Wie o tym każdy, kto próbował. Nie twierdzę, że moja metoda jest najlepsza. Jest najlepsza dla mnie, na razie, i na pewno będzie się zmieniać. Zachęcam Cię do wybrania i eksperymentowania z tym, czego od niej oczekujesz.

Jeśli uważasz ten artykuł za interesujący, podziel się nim z innymi, którzy mogą zmagać się z planowaniem i ustalaniem priorytetów.