14 błędów, których należy unikać podczas retrospektywy

Spotkania retrospektywne to serce procesu zwinnego. Jednak w wielu zespołach nie przykłada się do nich wystarczającej uwagi. Zdarza się, że retrospektywa robiona jest “po łebkach” i nie traktuje się jej jako wartościowego narzędzia. Od czasu do czasu powtarza się stereotyp, że to marnotrawstwo czasu, który członkowie zespołu mogliby poświęcić, by udoskonalać produkt.  

Przypomina to anegdotyczną sytuację, gdy pracujący robotnicy budowlani tłumaczą się z biegania z pustymi taczkami tym, że nie mieli czasu załadować na nie cegieł.

Takie podejście to duży błąd. Retrospektywa umożliwia realizację fundamentalnych zasad procesu empirycznego, czyli inspekcji i adaptacji. Odgrywa szczególną rolę w zespołach zajmujących się wytwarzaniem oprogramowania. To moment przeznaczony do spokojnej refleksji nad sposobem działania zespołu i możliwością poprawy jego funkcjonowania. To doskonałe narzędzie do budowania relacji i rozwijania zespołu może jednak bardzo łatwo stracić na znaczeniu, gdy powiela się podstawowe błędy.

Oto lista 14 rzeczy, których należy uniknąć, by cieszyć się wartościową i efektywną retrospektywą.

Błąd 1: Poświęcanie retrospektywie zbyt małej uwagi

To jeden z podstawowych błędów zespołów, które starają się postępować zgodnie z zasadami Agile. Poświęcenie 10 minut po przeglądzie sprintu na omówienie pojawiających się problemów i pomysłów na ich wyeliminowanie? To stanowczo za mało. W ekstremalnych sytuacjach spotkanie retrospektywne jest uważane za niepotrzebne i po prostu wyrzucane z kalendarza pracy.

Oczywiście, retrospektywa nie może trwać w nieskończoność. Przestrzeganie rozsądnych ram czasowych (zdefiniowanych na przykład w Scrum Guide) w zupełności wystarcza na przeprowadzenie efektywnego spotkania i wypracowanie planu usprawnień na najbliższy czas.

Dlaczego zbyt mała ilość czasu może przesądzić o nieskuteczności retro? Tego typu spotkania są bardzo wymagające dla wszystkich członków zespołu. Często wiążą się z dużymi emocjami. Zwłaszcza po bardzo trudnych iteracjach, w których narastająca presja zwiększała poziom stresu członków zespołu i wpływa negatywnie na atmosferę pracy.

W takim przypadku spotkania retrospektywne stają się wentylami bezpieczeństwa i przeprowadzone w odpowiedni sposób mogą rozładować negatywne emocje. Warto zadbać wtedy o to, by członkowie zespołu podzielili się swoimi odczuciami i nie przenosili ich do kolejnego sprintu.

Innym powodem, dla którego warto poświęcić spotkaniom retrospektywnym większą uwagę jest fakt, że często w natłoku pracy jest to jeden z nielicznych momentów, gdy deweloperzy mają chwilę na złapanie oddechu w rutynie codziennej pracy i mogą poddać refleksji ostatnie wydarzenia z życia zespołu.    

Błąd 2: Brak planu spotkania

Ustalenie agendy spotkania pozwala kontrolować jego przebieg i skupić się na najistotniejszych rzeczach. Określone ramy pozwalają utrzymać koncentrację i przeprowadzić uczestników przez kolejne etapy retrospektywy, by osiągnąć z niej jak największą wartość.

Przyjęło się, że prawidłowa retrospektywa składa się z pięciu etapów: otwarcia, zebrania danych, wygenerowania spostrzeżeń, wygenerowania akcji i domknięcia. Każda z kolejnych części służy do realizacji innych zadań.

W trakcie otwarcia rozgrzewamy zespół i przygotowujemy do intensywnego myślenia, często w sposób abstrakcyjny. Zebranie danych to czas na przykład na cichą burzę mózgów, która pozwoli przypomnieć sobie i zanotować najważniejsze rzeczy, które przeszkadzały (bądź pomagały) uczestnikom. To także moment, gdy pojawiają się pierwsze, jeszcze nieoszlifowane propozycje ulepszeń. W etapie generowania spostrzeżeń dochodzi do pierwszych dyskusji nad pojawiającymi się zagadnieniami. Zespół zaczyna szukać rozwiązania poza panującymi schematami. Prawdziwe decyzje zapadają w trakcie generowania akcji. Tutaj najtrafniejsze pomysły zamieniają się w szczegółowy plan. Zamknięcie to z kolei idealny czas nad zastanowieniem się nad formą retrospektywy i możliwościami jej ewentualnego usprawnienia przy kolejnej okazji.  

Błąd 3: Wszystko jest dobrze, nic nie musimy ulepszać

Wydawałoby się, że jeżeli efektem retrospektywy jest dojście do wniosku, że wszystko jest w porządku i zespół nie musi niczego zmieniać, to osiągnęliśmy stan mistycznej nirwany. Mamy w końcu ekipę, która doskonale się dogaduje, używa odpowiednich narzędzi, sama rozwiązuje swoje problemy, a dostarczane rozwiązanie spełnia wszystkie kryteria jakości.

No cóż. Taką sytuację można włożyć między bajki. Stwierdzenie, że jest dobrze i nie trzeba nic zmieniać to sygnał, że trzeba jeszcze uważniej przyjrzeć się poczynaniom zespołu. Może to oznaczać, że deweloperzy obawiają się wprowadzenia zmian albo nie wierzą w skuteczność spotkań retrospektywnych. Mogą także traktować je w sposób powierzchowny bądź też przytłacza ich złożoność problemu i zgodnie postanawiają zamieść sprawę pod dywan ze względu na trudności z identyfikacją występujących przeszkód.

Zwinność wymaga ciągłych zmian, dynamicznego wprowadzania usprawnień i eksperymentowania w poszukiwaniu lepszej drogi. Poddanie się statusowi quo (jest dobrze jak jest i nie powinniśmy tego zmieniać, bo może być gorzej) to poważny błąd, który ogranicza możliwości poznawcze członków zespołu i w konsekwencji jest zapowiedzią pojawiania się coraz poważniejszych problemów.

Błąd 4: Szukanie winnego

Częstym błędem jest przenoszenie szkodliwych schematów panujących w życiu codziennym do pracy zespołu zwinnego. Jednym z popularnych antywzorców jest szukanie winnego w przypadku popełnionych błędów.

Przeprowadzanie przysłowiowego polowania na czarownice w trakcie retrospektywy to burzenie fundamentów zaufania i odpowiedzialności w zespole. Skutecznie zniechęca do samodzielnego podejmowania decyzji i proaktywnego podejścia do kolejnych wyzwań.

Oczywiście, zespół musi mieć świadomość konsekwencji błędów. Dyscyplina z tym związana powinna jednak być budowana za pomocą podejmowanych samodzielnie decyzji i brania za nie odpowiedzialności (zgodnie z modelem odpowiedzialności Christophera Avery’ego), a nie przez ostracyzm.

Błąd 5: Brak podejmowania konkretnych decyzji

Spotkanie retrospektywne mają jasno określone cele. Należy do nich zidentyfikowanie występujących w trakcie procesu problemów oraz stworzenie planu zmian mających wpłynąć pozytywnie na efektywność i komfort pracy zespołu. Gdy któryś z celów nie zostanie spełniony spotkanie retrospektywne trzeba zaliczyć do nieudanych, a poświęcony czas uznać za stracony.

Nie wystarczy, że zespół głośno wypowie swoje uwagi na temat pracy w trakcie ostatniej iteracji. Nie ma żadnej magicznej formuły (podobnej do znanego “U mnie działa” 😉 ), która samoczynnie usunie napotykane przeszkody. Brak skupienia i szerszego omówienia wybranego zagadnienia może doprowadzić do rozmycia odpowiedzialności w zespole oraz grozi wpadnięciem w pułapkę “zbitej szyby” (zespół zaczyna zaniedbywać część obowiązków widząc, że poprzednie widoczne i zgłoszone uchybienia nie zostały wyeliminowane).

Często tematów poruszanych w ramach retrospektywy jest tak dużo, że trudno zmieścić się z omówieniem ich w przyjętych ramach czasowych. Warto wtedy przypisać każdej sprawie priorytet (np. za pomocą metody dot-voting) i dokonać selekcji tych zagadnień, na które mamy jako zespół bezpośredni wpływ. Dzięki temu zachowamy niezbędną równowagę i poświęcimy uwagę najbardziej palącym sprawom.  

Błąd 6: Dyskusja nad rzeczami, na które nie mamy wpływu

Zdarzają się sytuacje, gdy retrospektywa z użytecznego spotkania mającego poprawić pracę zespołową, staje się festiwalem narzekania albo rozmawiania o sprawach, których wysiłki zespołu nie są w stanie zmienić. Takie gdybanie to strata cennego czasu i źródło dodatkowych frustracji.

Szukanie przyczyn w zjawiskach, na które nie mamy wpływu to jeden z mechanizmów obronnych znany doskonale w psychologii. Ma podświadomie wzbudzić w nas poczucie usprawiedliwienia i oczyścić z negatywnych emocji. Rolą sprawnego facylitatora wspierającego zespół jest w takim przypadku budowanie dojrzałości zespołowej poprzez wspieranie postaw przyjmujących odpowiedzialność za podjęte decyzje i konsekwencje, które z nich wynikły. Naturalną konsekwencją jest szybkie reagowanie na zmieniające się warunki i podejmowanie działania mającego wpływ na najbliższe otoczenie.

Błąd 7: Stawianie nierealnych celów

Kolejny, często powielany błąd pojawia się w sytuacji, gdy zespół prawidłowo i celnie zidentyfikował źródła problemów, ale zaproponowane zmiany już w momencie ich ustalenia były poza zasięgiem. Z jednej strony wynika to z nieuwzględnienia dostępnych zasobów, czasu i możliwości technicznych. Z drugiej strony to jedna z form myślenia życzeniowego, zwłaszcza gdy proponowane rozwiązanie leży poza kompetencjami członków zespołu.

Innym skutkiem ubocznym ustalenia zbyt dużych celów jest trudność w rozpoczęciu działania. To jedna z przyczyn prokrastynacji, gdy celowo zwlekamy z podjęciem inicjatywy mając problem z ustaleniem kolejnych kroków.

By uniknąć popełniania błędów warto formułować cele zgodnie z metodą SMART (skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, realne i określone w czasie).

Błąd 8: Rozmyta odpowiedzialność

To jedna z najczęstszych przypadłości, której należy unikać w trakcie retrospektywy. Podobnie jak zbyt ogólne cele potrafią zniweczyć wysiłki i sprawić, że spotkanie staje się bezcelowe. Bardzo łatwo można zdiagnozować to zjawisko, gdy pomimo zidentyfikowania problemów i wypracowania rozwiązania brakuje osoby, która wzięłaby odpowiedzialność za wprowadzenie zmiany. Zdarzało Ci się usłyszeć komunikat podobny do “zrefaktorujemy kod”, “będziemy pisać testy jednostkowe”, “spotkamy się z drugim zespołem w celu omówienia współpracy w najbliższym sprincie”? To właśnie najbardziej wyraźny objaw występowania rozmytej odpowiedzialności w zespole.

Jest to zjawisko socjopsychologiczne, które powoduje, że osoby czują mniejszą odpowiedzialność i motywację do podjęcia akcji ze względu na inne osoby będące w jej otoczeniu i również będące adresatami tej samej prośby. Rozwiązaniem tego problemu jest wyznaczenie konkretnej osoby, która zajmie się realizacją danej inicjatywy lub w przypadku, gdy jest to zadanie typowo zespołowe, będzie czuwać nad jego pomyślnym przebiegiem.

Błąd 9: Brak poczucia sprawczości w zespole

Czy może być coś bardziej demotywującego od spotkania, którego jedynym efektem jest poczucie straconego czasu? Do tego tytułu może aspirować spotkanie, podczas którego zespół z zaangażowaniem podszedł do sprawy i stworzył plan działania, który potem nie został zrealizowany.

Niewywiązanie się z przyjętego planu usprawnień to bardzo negatywny sygnał. Prowadzi do utrwalenia postawy reaktywnej i utratę zaufania. To z kolei powoduje spadek poczucia odpowiedzialności i może trwale wpłynąć na jakość pracy zespołu.

Aby uniknąć takich sytuacji warto w widocznym miejscu umieścić postanowienia przyjęte w trakcie retro (na przykład na osobnej tablicy lub przyklejonej w widocznym miejscu kartce) i przy okazji codziennych spotkań zadać dodatkowe pytanie o stanie postępu prac nad usprawnieniami.

Błąd 10: Brak celebracji

Spotkanie retrospektywne kojarzy się głównie z identyfikacją problemów i blokerów, na które zespół natrafił  w trakcie poprzedniej iteracji. Skupienie się wyłącznie na negatywnych aspektach zaburzających pracę zespołu, choć być może przyniesie wiele propozycji zmian, to prawdopodobnie wpłynie niekorzystnie na morale.

Warto pamiętać, że retrospektywa to odpowiedni czas nie tylko do omówienia obszarów wartych poprawy, ale także moment do pielęgnowania pozytywnych postaw i dobrych praktyk, które spełniają swoją rolę w zespole.   

Nie zapominajmy o podkreśleniu plusów i zachęcaniu do wyrażania wzajemnej wdzięczności. Dobre słowa od innych członków zespołu motywują i budują dobrą atmosferę.

Błąd 11: Monotonia spotkań

Proces zwinny opiera się w dużym stopniu na wykształceniu dobrych nawyków i wprowadzeniu do życia zespołu istotnych elementów rutyny (spotkania daily, iteracyjność, ustalony porządek spotkań itp.). Płynąc z nurtem codziennych zadań łatwo wejść w niebezpieczną pętlę, której efektem może być monotonia retrospektyw.

Powtarzalna agenda i sposoby gromadzenia informacji i generowania pomysłów bardzo szybko mogą przyprawić uczestników o znużenie. To z kolei wpływa na ich możliwości kreatywnego rozwiązywania problemów i szukania nieoczywistych dróg do osiągnięcia celu. Zresztą sam przyznaj. Czy sprawiłoby Ci frajdę piętnaste spotkanie z rzędu o identycznym przebiegu, co poprzednie?

Warto urozmaicić spotkanie retrospektywne o kilka niecodziennych elementów i co jakiś czas zmieniać metody pomagające skutecznie przeprowadzić etap burzy mózgów, analizy i oceny problemów oraz kreowania rozwiązań i planu ulepszeń.

Nie bój się o brak pomysłów. Sieć jest bogata w strony, które służą pomocą w szukaniu inspiracji (jak na przykład Retromat, Fun retrospectives lub Retrospective Wiki). Pamiętaj jednak, by zachować zdrowy balans między zabawą a merytoryką. Zbyt mocny nacisk na luźne ćwiczenia może odwrócić uwagę od aktualnych wydarzeń wpływających na poziom organizacji zespołu developerskiego.  

Błąd 12: Brak rozgrzewki

Wyobraź sobie przebieg retrospektywy po intensywnym sprincie. Tuż przed demo, na którym obecni mieli być przedstawiciele klienta, pojawiło się kilka poważnych błędów. Ciśnienie i poziom stresu utrzymywały się przez kilka dni na wysokim poziomie. Jak myślisz, czy łatwo w takim przypadku będzie developerom oderwać się od spraw przyziemnych i spojrzeć na swoją pracę z zupełnie innej perspektywy?

Pewne emocje wywołują w naszym organizmie konkretne reakcje biochemiczne. Wyzwolenie w momencie stresującym kortyzolu powoduje, że na kilka godzin możemy pożegnać się z naszymi możliwościami kreatywnego myślenia. Ot taka pozostałość po czasach polowania na ogromne zwierzęta i życia w ciągłym niebezpieczeństwie, gdy bardziej liczyła się siła mięśni nóg i rąk niż sprawność mózgu.

Aby pozbyć się nadmiaru stresu i przestawić tory myślenia na kreatywne rozwiązywanie problemów w innym obszarze, dobrze jest na początku spotkania przeprowadzić krótką rozgrzewkę. Nie chodzi tu absolutnie o ćwiczenia fizyczne (chociaż warto wprowadzić trochę ruchu zanim wszyscy przykleją się do swoich krzeseł i będą biernie obserwować przebieg retro), a rozpoczęcie od z pozoru prostej gry, która pozwoli rozruszać szare komórki.

Błąd 13: Brak moderacji spotkania

Interdyscyplinarne zespoły to nie tylko zbiór osób o różnych umiejętnościach i doświadczeniu, to także (a może przede wszystkim?) koalicja ludzi o różnych charakterach. W trakcie retrospektywy różnice te mogą być szczególnie widoczne, zwłaszcza w momencie przedstawiania swojej opinii, prezentowania pomysłu lub dzielenia doświadczeniami.

Tutaj szczególnie istotną rolę odgrywa moderator (w tej roli występuje najczęściej Scrum Master). Musi on zachować dużą czujność i aktywnie reagować na wydarzenia zachodzące w trakcie spotkania. Szczególnie istotne jest zwrócenie uwagi na osoby, które swoją ekspresyjnością potrafią zdominować dyskusję i narzucić innym swój punkt widzenia oraz osoby z drugiego bieguna, czyli takie mają opory przed dzieleniem się swoimi obserwacjami z innymi.

Rolą moderatora spotkania w takich przypadkach jest zadbanie o to, by w trakcie dyskusji wyciągnąć z uczestników jak najwięcej informacji. Aby tego dokonać każdy powinien mieć szansę do przedstawienia swojego zdaniai, dlatego tak ważne jest, aby zapanować nad uczestnikami mającymi tendencję do zdominowania dyskusji.

Błąd 14: Brak informacji zwrotnej po spotkaniu

Tak jak każdy element tworzący proces zwinny, tak i retrospektywę warto poddawać analizie i stopniowo ulepszać. W tym celu warto na końcu każdego retro poprosić uczestników o szybką ocenę i podzielenie się swoimi opiniami. Otrzymamy wtedy podpowiedź, czy spotkania są skuteczne i spełniają oczekiwania zespołu. W końcu to satysfakcja członków zespołu jest istotnym czynnikiem wpływającym na powodzenie retrospektywy.

Podsumowanie

To 14 najczęstszych błędów, które wpływają na jakość i skuteczność przeprowadzanych retrospektyw. Spotkania te są bardzo ważnym (o ile nie najważniejszym) elementem w Agile. Podobnie jak pozostałe części procesu, spotkania retrospektywne podlegają zasadom empiryzmu. Dlatego tak istotne jest ciągłe poszukiwanie lepszej drogi i szybkiego reagowania na udzielone przez zespół wskazówki na temat ich organizacji.

Wszystkim osobom pełniącym rolę Scrum Mastera i pasjonatom Agile życzę udanych i owocnych retrospektyw, po których członkowie zespołu głośno i niecierpliwie domagają się kolejnego retro!