Jak zorganizować efektywne spotkanie?

Bez dwóch zdań spotkania to chleb powszedni każdego Product Managera – codzienny scrum, prezentacja nowych funkcji produktu udziałowcom czy badania z użytkownikami to przykłady niektórych z nich. Jednak bardzo często zapomina się, że ustalenie godziny i listy zaproszonych gości, znalezienie wolnej sali konferencyjnej oraz wysłanie zaproszenia do wszystkich zainteresowanych to nie wszystko, ba!, to dopiero początek drogi ku zorganizowaniu efektywnego spotkania.

Nie bez powodu wyróżniłem powyższy przymiotnik. Jak wskazują badania 50% czasu poświęconego na spotkania jest marnowane¹, 73% profesjonalistów przyznaje się do wykonywania zadań niezwiązanych ze spotkaniem podczas jego trwania, a 39% zdarza się podczas nich zasnąć².

Poniższe przygotowałem kilka wskazówek, które pomogą Ci zarówno w organizacji, jak i w uczestniczeniu w bardziej skutecznych spotkaniach.

Przygotuj i roześlij agendę

Bardzo często w moim kalendarzu pojawiają się zaproszenia bez jakiegokolwiek szczegółowego opisu. Przygotowanie i wysłanie agendy pozwoli uczestnikom na lepsze przygotowanie się do spotkania, zrozumienie jego celu. Jeżeli nie jesteś w stanie przygotować agendy z wyprzedzeniem, warto zapytać się samego siebie czy to spotkanie jest naprawdę potrzebne.

Co zrobić kiedy otrzymujesz zaproszenie bez agendy? Odpowiedz na nie z prośbą o jej przesłanie. Nikt nie powinien uczestniczyć w spotkaniu nie wiedząc czemu ma wziąć w nim udział i jaki jest jego oczekiwany rezultat.

Zweryfikuj listę zaproszonych

Czy aby napewno potrzebujesz na spotkaniu wszystkich członków zespołu programistycznego? Może wystarczy obecność architekta lub lidera zespołu? Ogranicz liczbę zaproszonych do niezbędnego minimum, których obecność pozwoli na osiągnięcie zamierzonego celu, podjęcie decyzji.

Jeżeli sam(-a) otrzymałeś(-aś) zaproszenie na spotkanie, na którym Twoja obecność wydaje Ci się niewymagana porozmawiaj z organizatorem i wyjaśnij wątpliwość.

Przestrzegaj harmonogramu

Zaplanowałeś(-aś) spotkanie na 12? Przyjdź do sali konferencyjnej kwadrans wcześniej, aby podłączyć komputer, ustawić rzutnik i sprawdzić czy prezentacja prawidłowo się wyświetla. Obserwowanie jak organizator marnuje 20 minut rozwiązując problemy techniczne bywa bardzo irytujące. Spóźnienie się na spotkanie przez organizatora to niewątpliwie strzał w stopę.

Tak samo istotne jak punktualne rozpoczęcie jest punktualne zakończenie. Wcześniejsze przygotowanie agendy i przestrzeganie jej podczas spotkania, pomoże Ci lepiej zaplanować czas jego trwania. Udało Ci się osiągnąć cel godzinnego spotkania po 20 minutach? Świetnie, podziękuj uczestnikom i zakończ zebranie.

Smartfonom wstęp wzbroniony

Smartfon, laptop czy tablet – co najczęściej odwraca Twoją uwagę podczas nudnych telekonferencji? Uprzejmie poproś (np. w zaproszeniu) o nieprzynoszenie urządzeń do sali konferencyjnej. Jeżeli to Ty wybierasz się na spotkanie, zostaw telefon na biurku i bądź jego aktywnym uczestnikiem. Na podstawie własnego doświadczenia wiem, że ta zasada bardzo fajnie sprawdza się podczas wszystkich spotkań scrumowych.

Wyślij podsumowanie

Czy pamiętasz, co zostało ustalone na ostatnim spotkaniu, kto z uczestników miał podjąć kolejne kroki? Organizator powinien zadbać o wysłanie wiadomości podsumowującej. Bardzo często, co jest rzeczą zupełnie normalną, uczestnicy zebrania wychodzą z inną interpretacją tego, co zostało ustalone. Wysłanie krótkiego maila do wszystkich obecnych, najlepiej w przeciągu dwóch godzin od zakończenia spotkania, zawierającego ustalenia, zadania do wykonania (z przypisanymi odpowiedzialnymi za nie osobami) i terminy ich realizacji, pozwala na utrzymanie “wspólnej wersji”.

Bardzo fajnym pomysłem może być wprowadzenie ujednoliconego szablonu takiego podsumowania na poziomie całej organizacji, co jednocześnie skróci czas potrzebny na jego przygotowanie.

Podsumowanie

Osobiście uważam, że spotkania mogą być wartościowe i produktywne. Jednakże tylko te dobrze przygotowane i przeprowadzone, a to zależy zarówno od organizatora jak i uczestników. Mam nadzieję, że wykorzystanie powyższych wskazówek w praktyce, pozwoli Ci usprawnić spotkania, które organizujesz i te, w których uczestniczysz.

P.S. Jeżeli znasz jakieś inne sprawdzone sposoby na bardziej produktywne spotkania zapraszam do komentowania 🙂

1. A network MCI Conferencing White Paper. Meetings in America: A study of trends, costs and attitudes toward business travel, teleconferencing, and their impact on productivity (Greenwich, CT: INFOCOMM, 1998)
2. http://www.cbsnews.com/news/how-much-do-useless-meetings-cost/