Jak efektywnie wykorzystać Confluence w pracy Product Managera?

W Atlassianie Confluence to nie tylko produkt, który budujemy dla naszych klientów. To nasza bezcenna skarbnica wiedzy. Mamy dla niej nawet pieszczotliwą nazwę – “Connie”. My Product Menedżerowie, darzymy “Connie” szczególnym uczuciem. To ona pozwala nam pewniej stawiać pierwsze kroki, ponieważ kryje w sobie niezwykłe bogactwo historycznych informacji na temat produktu. To ona towarzyszy nam każdego dnia i pomaga budować jego przyszłość.

Jak efektywnie korzystać z Confluence w codziennej pracy Kierownika Produktu? Lista mogłaby bardzo długa. Na dziś, wybrałam kilka aspektów, które wydają mi się najważniejsze.

Komunikacja

Jedna z pięciu wartości Atlassiana brzmi – Open company, no bullshit – co w wolnym tłumaczeniu oznacza: Otwarta firma, bez ściemniania. Sposób, w jaki korzystamy z Confluence odzwierciedla to, jak wdrażamy tę wartość w nasze firmowe życie.

Confluence to nie typowe firmowe Wiki. To nie katalog dokumentów i specyfikacji projektowych. To miejsce, w którym odbywa się niemal cała firmowa komunikacja: od scenariuszy wywiadów z klientami, przez specyfikacje projektowe, po plany wyjazdowe czy blogi podsumowujące udział w konferencji.

Otwarta komunikacja. Zdecydowana większość stron firmowej Confluence jest dostępna dla wszystkich. Dlaczego? Confluence stanowi repozytorium informacji. Jaki byłby z nich pożytek, gdyby nie można się było do nich dostać.

To właśnie dlatego dla Product Menedżerów, Confluence jest prawdziwą kopalnią wiedzy: kontekstu historycznego, informacji zwrotnej od użytkowników, wyników wcześniej przeprowadzonych testów. Produkty, nad którymi pracujemy mają dłuższą lub krótszą historię, warto do niej zaglądać, ale warto też pomóc ją budować. Confluence służy pomocą.

Dlatego właśnie w Atlassian prawie nie korzystamy z e-maila. Mail utyka w skrzynce jednej osoby, jak w czarnej dziurze. Informacja udokumentowana w Confluence, zostaje tam na zawsze i jest dostępna dla wszystkich.

Najlepszym przykładem jak wykorzystać potencjał Confluence może być publiczna strona Atlassiana – confluence.atlassian.com

Decyzja

Podejmowanie decyzji jest chlebem powszednim Kierownika Produktu. To najbardziej wymagający element naszej roli. Niejednokrotnie, aby podjąć decyzję potrzebna jest wiedza lub opinia innych osób z zespołu lub ważnych interesariuszy. Jeśli do tego osoby, na których ekspertyzie nam zależy rozsiane są po świecie, a w grę wchodzi czas, Confluence może okazać się doskonałą pomocą.

Jeden z dostępnych w produkcie szablonów – DACI (dostępny także w postaci dodatku tzw „play”) – pomaga szybko zgromadzić niezbędny kontekst, ustalić, kto powinien decydować, zebrać w jednym miejscu wszystkich, których decyzja dotyczy i… zadecydować.

Od czego pochodzi skrót DACI?

D = Driver. Osoba, która podejmuje inicjatywę i pragnie doprowadzić do podjęcia decyzji. Osoba ta opracowuje możliwe opcje i zbiera niezbędny kontekst.

A = Approver. Osoba podejmująca ostateczną decyzję.

C = Contributors. Osoby, które posiadają ekspertyzę w temacie i mogą dostarczyć pomocnych informacji. Mają one głos, ale nie mogą głosować (ang. they have a voice, but no vote.)

I = Informed. Osoby informowane o decyzji.

Korzystając z DACI dyskusje odbywają się asynchronicznie. Pozwala to zaoszczędzić cenny czas i zgromadzi wszystkich w jednym miejscu (czyli na stronie Confluence), choć o różnych porach, w momencie najdogodniejszym dla każdego uczestnika dyskusji. Jest jednak jeden warunek, by to ćwiczenie się udało. Osoba decydująca jest jedna, a wszyscy dyskutanci ten fakt akceptują i są gotowi się podporządkować. W organizacji promującej otwarty sposób komunikacji, nie jest to trudne do osiągnięcia.

Projekt

Produkt Menedżerowie zdają się unikać mówienia o projektach. Pewnie dlatego, by nie uznać ich za Project Menedżerów. Tak czy inaczej projekty to części składowe produktu. Ważne jak je realizujemy, a nie jak nazywamy. Confluence podpowiada nam od czego warto rozpocząć projekt – project poster – czyli “plakat projektu”, pozwala zdefiniować problem i znaleźć właściwy sposób jego rozwiązania. Dzięki temu szablonowi dowiesz się, jaki problem rozwiązujesz i dlaczego ma to znaczenie dla firmy. Co najważniejsze, project poster w Confluence możesz łatwo udostępnić informacje sponsorom projektu i innym członkom zespołu.

Demo

Wyobraźcie sobie, że organizujecie demo pierwszej wersji nowej funkcjonalności. Zaprosiliście prezesa, szefa działu technologii i inne kluczowe osoby w firmie. Jest odrobina stresu, ale przecież jesteście doskonale przygotowani. Rozmawialiście z użytkownikami, zdefiniowaliście MVP, wszystko pójdzie jak z płatka. W końcu kod już został napisany i lada moment “pójdzie na produkcję”.

Tymczasem, szacowni goście zadają kilka kluczowych pytań. Okazuje się, że jednak nie o wszystkim pomyśleliście. Nie wzięliście pod uwagę planów marketingowych i pewnych strategicznych decyzji w obszarze obsługi klienta. To ważna informacja zwrotna, która przychodzi nieco za późno.

Następnym razem, zanim rozpoczniecie kodowanie, organizujcie demo trust. Confluence służy pomocnym szablonem. Demo trust warto zorganizować we wczesnej fazie realizacji projektu.

Kiedy zespoły projektowe i kierownicze już na samym początku, siądą „oko w oko”, upewni to każdego w tym, że wykonana praca jest cenna dla klienta i wpisuje się w szerszą strategię.

Jeden warunek. To na uczestnikach dyskusji spoczywa odpowiedzialność za stworzenie bezpiecznej przestrzeni do otwartej dyskusji i szczerej informacji zwrotnej na temat projektu.

Podsumowanie

Confluence jest niezwykle przydatnym narzędziem dla każdego produktowca. Dzięki konfiguracji i instalacji dodatków, można stworzyć z niego maszynę do wsparcia procesu projektowego i wytwarzania produktu.

Z perspektywy całej organizacji – warto, by Confluence była centralnym repozytorium firmowej wiedzy. Ułatwia komunikację, przyspiesza podejmowanie decyzji, pomaga w realizacji projektów i skutecznym zbieraniu informacji zwrotnej. Ważne jednak, by nadrzędną zasadą była zasada otwartości. Tylko wtedy docenić można wszystkie zalety Confluence. “Connie” nie lubi bowiem ściemniania.