Onboarding checklist, czyli 14 kroków do dobrego wdrożenia nowego pracownika

Czy kiedykolwiek gorączkowo szukałeś zastępczego sprzętu dla nowego pracownika, bo zapomniałeś, że to dziś jest ten dzień? A może nie miałeś czasu opowiedzieć nowemu koledze o standardach w projekcie i ze zdziwieniem patrzysz na niezoptymalizowany kod? Albo denerwowałeś się, że co rusz ktoś zawraca Ci głowę i odciąga od bieżących zadań?

Każdemu może się to zdarzyć. Szczególnie teraz, gdy startupy otrzymują coraz więcej dofinansowań od inwestorów, pozwalającego im na szybki wzrost zatrudnienia nowych pracowników. Często (z różnych powodów) w takich sytuacjach wdrożenie nowej osoby do firmy i do zespołu jest spychane na drugi plan. A to duży błąd!

Pamiętaj, że pierwszy dzień pracy w nowym miejscu wiąże się z dużym stresem. Nie powinien być to wyłącznie stres dla nowego pracownika – pracodawca i koledzy z zespołu też mają się czym przejmować. W końcu źle przeprowadzane wdrożenia nowych pracowników prowadzą do dezorientacji w zespole, niekontrolowanego odciągnięcia od realizowanych projektów, niezadowolenia, a w konsekwencji – regularnych rezygnacji z pracy. Wiadomo, tego nie chcemy, ale co możemy z tym zrobić? 🙂

Warto zadbać o dobre przygotowanie onboardingu zaczynając od pierwszych minut pracy nowej osoby (a nawet przed!). W większości firm, to HR odpowiedzialny jest za ten proces, ale jak wszyscy wiemy – nie w każdym startupie znajdziemy taki dział. Nic straconego! Jako produktowiec czy designer, również możesz zadbać, aby nowy pracownik został dobrze wdrożony.

Poniżej znajdziesz moją checklistę, która pomaga nam zaplanować cały proces oraz kilka wskazówek, jak go ulepszyć. Możesz z niej skorzystać wdrażając onboarding u siebie w firmie, zespole lub podzielić się nią ze swoimi HRami. Myślę, że takich wskazówek nigdy za wiele i (fingers crossed) pomoże wam to wprowadzić usprawnienia u siebie.

Przed przyjściem nowego pracownika

1. Wyślij maila z informacją o przyjściu nowej osoby

Wydaje się oczywiste, że wszyscy w firmie wiedzą o waszym ostatnim sukcesie rekrutacyjnym prawda? Niekoniecznie 🙂 Pamiętaj, że nie tylko osoba rekrutująca zaangażowana jest w proces onboardingu nowego pracownika. Taka informacja przyda się osobom z działu administracji, adminom czy osobom z teamu, do którego dołącza nowy pracownik.

2. Zadbaj o biurko i sprzęt

Wiadomo – czasem biurko jest, czasem trzeba je dokupić. To samo się tyczy sprzętu. Warto mieć ten punkt na liście i nie zostawiać go na ostatnią chwilę. Proponuję zająć się tym razem z rozpoczęciem rekrutacji chociaż wiem, że nie zawsze jest to możliwe. Jeśli oferujecie możliwość wyboru sprzętu, zapytaj się nowej osoby co preferuje. Sama się przekonałam, że nie każdy jest wyznawcą Apple’a.

3. Skompletuj Welcome pack

Mamy gotowe miejsce pracy, warto tu wspomnieć o “welcome pack’u”. Taki miły gest jak podarowanie nowej osobie nawet prostego gadżetu firmowego (lub całego zestawu), stało się już w IT standardem. Dodaj do tego coś wyróżniającego! W SentiOne dorzucamy maskotkę firmową i Nerf guna.

(A co sądzisz o wyłożeniu wszystkich dóbr na biurko? I dodaniu kilku miłych słów od CEO? Albo śmiesznych memów np. z cyklu co znosi psychika grafika? Taka forma na pewno jest bardziej przyjazna dla pracownika, niż przekazanie kubka i softshella w torbie :))

4.Przygotuj dokumenty

Myślę, że każdy chciałby podpisać umowę w nowym miejscu pracy pierwszego dnia (zakładając, że nie zrobi tego wcześniej). Przygotuj niezbędne dokumenty przed przyjściem pracownika i zadbaj o podpisy. Firma będzie wyglądała profesjonalnie, pracownik będzie miał spokój w głowie i wszyscy będą szczęśliwi.

5. Poproś o dostępy i kartę wejściową

Kolejna oczywistość do odhaczenia z listy. Dopilnuj, żeby przygotować nowemu pracownikowi konto mailowe, dostępy i licencje do wykorzystywanych programów oraz komunikatorów. Nie ma nic gorszego pierwszego dnia niż patrzenie jak wszyscy jedzą w kuchni to pyszne indyjskie żarcie zamówione na Mattermost, do którego nie miało się dostępu, prawda? 🙂

6. Wyznacz buddiego (dedykowego mentora dla nowej osoby)

Ustalcie razem z managerem, kto będzie zajmował się onboardingiem w zespole. Pamiętaj, że buddy jest osobą, u której nowy pracownik będzie szukał pomocy. Dobierzcie kogoś, kto zajmuje podobne stanowisko i jest chętny do podjęcia się tego wyzwania. Przekaż tej osobie wszystkie niezbędne informacje, które pomogą jej przygotować się do swojej części wdrożenia w pracę.

7.Ustaw spotkania

Nie każdy ma możliwość rzucić swoje obowiązki i zająć się nową osobą o każdej porze dnia. Zaplanuj i wrzuć do kalendarza spotkania z najważniejszymi osobami w firmie. Uporządkuje to agendę zarówno zainteresowanym współpracownikom, jak i nowej osobie.

8. Wyślij maila do nowego pracownika z agendą pierwszego dnia

Pewnie umówiliście się już na konkretną godzinę rozpoczęcia pracy, ale dobrze jest też podesłać trochę informacji o tym, co się będzie działo pierwszego dnia. Nie musi być to sztywny korpo-mail, ale luźna wiadomość z załączoną agendą. Ja dodaję też przypomnienie o przyniesieniu poprzednich świadectw pracy i dyplomów oraz ostrzeżenie o sesji fotograficznej.

Po przyjściu nowej osoby do biura

1. Podpisz dokumenty

Pisałam już o tym wyżej. Daj nowemu pracownikowi czas na przeczytanie wszystkich regulaminów i umów oraz odpowiedz na wszelkie pytania. Załatwienie tego od razu stawia nas w lepszym świetle i zadowala obie strony.

2. Oprowadź po biurze

Zaprowadź w najważniejsze miejsca, opowiedz o zasadach korzystania z pomieszczeń (np. do godz. 16:00 nie gramy na perkusji w kuchni), pokaż jak korzysta się z ekspresu. Nie zapomnij o informacji gdzie znajdują się toalety :)>

3. Zapoznaj z pracownikami

Przedstaw nową osobę wszystkim pracownikom znajdującym się w biurze. Sprawi to, że “nowy” poczuje się bardziej komfortowo znając wszystkich a inne osoby z biura nie będą się zastanawiały kto korzysta z ich ekspresu. Jeśli nie możesz zrobić tego ze względów logistycznych, wyślij maila z informacją o przyjściu nowej osoby (koniecznie ze zdjęciem!).

4. Opowiedz o firmie, zwyczajach i codziennym życiu

Taką rozmowę możesz przeprowadzić 1:1 w salce lub np. w kuchni – pełna dowolność. Ważne jest, żeby przekazać nowej osobie wszystkie ważne informacje o życiu firmy i panujących w niej zwyczajach – od historii założenia po obowiązek wyciągania naczyń ze zmywarki (kooperacja jest najważniejsza!). Ja dodatkowo przygotowałam onboardingowego handbook’a, którego wręczam nowym osobom. Mają wszystko spisane w jednym miejscu i nie muszą robić notatek podczas spotkania ze mną.

5. Zaprowadź do szefa

Większość nowych pracowników chce poznać osobę, która jest szefem wszystkich szefów. Zaaranżuj krótką rozmowę, w której przedstawisz ich sobie. Nawet, jeśli nie będzie to pierwszego dnia, zaplanuj ją na przyszłość (lub wrzuć w kalendarz :)).

6. Przedstaw buddiego

Przedstaw nowej osobie jej buddiego i wytłumacz w czym będzie mu pomagał na co dzień oraz z czym może się do niego kierować. Na pewno wybraliście fajną osobę do tej roli, więc na spokojnie możecie jej powierzyć dalszy proces onboardingu.

Podsumowanie

Pamiętaj, że onboarding nie kończy się pierwszego dnia. Jest to proces, który warto obserwować. Zaczep już-nie-taką-nową osobę, zapytaj się jakie ma wrażenia po pierwszych dniach i czy czegoś jej nie brakuje. Każdy feedback jest na wagę złota!

O tym jak dbać o to, aby pracownicy chcieli zostać w firmie i w zespole jak najdłużej napiszę kolejny artykuł już wkrótce.