Trouble makers czyli kilka słów o dziale finansowym i prawnym

Na przestrzeni lat miałam okazję pracować z wieloma stakeholderami pochodzącymi z różnych działów firmy. Ze względu na specyfikę produktów finansowych, nad którymi pracowałam, do grona moich ścisłych współpracowników należeli dział prawny oraz osoby powiązane z rozwiązaniami finansowymi. Przyznaję, że nigdy nie uważałam tej współpracy za uciążliwą, dlatego ze zdziwieniem obserwowałam niechęć wielu osób do współpracy z tymi działami. Chciałabym zastanowić się skąd ona może wynikać i co można zrobić by tę sytuację poprawić.

Wróg czy przyjaciel?

Opinią, którą często udało mi się słyszeć, kiedy padała propozycja konsultacji rozwiązania z działem prawnym czy finansowym to „nie idź tam, bo na pewno znajdą coś do czego się przyczepią”. Osobiście mam wrażenie, że to po prostu odkładanie nieuchronnego: czy nie lepiej stawić czoła potencjalnym problemom od razu, gdzie jesteśmy w stanie bardzo szybko ocenić ich wpływ a przede wszystkim realnie przeciwdziałać negatywnym skutkom, jeśli wspomniane działy znajdą braki w przygotowanym przez nas rozwiązaniu?

Pozwolę sobie operować na przykładzie: załóżmy, że pracujemy nad produktem powiązanym z handlem internetowym. Czy zastanawialiście się kiedyś ile mamy w Polsce regulacji, które ingerują w handel w internecie: mamy tutaj zawieranie umowy na odległość, prawo do odstąpienia od umowy kupna-sprzedaży, reklamacje, rękojmie, obowiązek pokazania użytkownikowi ostatecznej ceny zawierającej koszt zakupu wszystkich towarów oraz podsumowanie kosztów dodatkowych jak koszty wysyłki zanim użytkownik zapłaci za towar i na pewno wiele innych obowiązków o których nie wspominam (jeśli widzicie, że w moim wyliczeniu brakuje lub właśnie wymieniam coś co jest już nieaktualne wybaczcie – tekst nie był konsultowany z działem prawnym). I to jest właśnie istotne: wspominam o zagadnieniach, które kojarzę z mojej praktyki zawodowej, bo nie jestem osobą, która specjalizuje się w prawie. Dokładnie tak jak my jesteśmy ekspertami od produktu tak prawnicy czy dział finansowy są ekspertami w swojej dziedzinie i należą do grona naszych ważnych stakeholderów.

Skupienie na celu

Jako osoby, których celem jest maksymalizacja wartości produktu nie możemy pozwolić sobie na tworzenie zagrożeń dla produktu jak i firmy w postaci niespełnienia wymogów prawnych czy finansowych, których konsekwencją mogą być kary finansowe a także zapytania czy kontrole instytucji nadzorczych. Musimy zrozumieć, że największe problemy wynikające z wymagań prawnych czy działu finansowego wynikają z opóźnień w ich dostarczeniu i konieczności przebudowania częściowo przynajmniej istniejącego rozwiązania, a bez tych wymagań nie mamy pełnego obrazu wymagań odnośnie produktu.

Jak się zaprzyjaźnić?

Przede wszystkim musimy wziąć pod uwagę, że dział prawny i finansowy to stakeholder jak każdy inny. Musimy poznać jego potrzeby by je zaspokoić, a przede wszystkim musimy wyrazić nasze zainteresowanie poznaniem tych potrzeb. I tu moim zdaniem pojawia się kolejny ważna przeszkoda: język jakim się posługujemy.

Pracując blisko z deweloperami oraz działami biznesowymi nabieramy pewnych nawyków i posługujemy się specyficznym słownictwem, który dla osób z działu prawnego czy finansowego jest obcy i vice versa. Musimy postarać się znaleźć płaszczyznę porozumienia językowego i jasno też komunikować i pytać o terminy, których sami nie znamy.
Konieczne jest także wzięcie pod uwagę, że bardzo ciężko jest przekazać wiedzę dotyczącą produktu w ciągu godzinnego spotkania, kiedy staramy się omówić wymagane zagadnienia z naszymi stakeholderami. Zazwyczaj godzina to czas, kiedy da się jedynie przekazać podstawowy zarys informacji o produkcie, nie wspominając o wielu niuansach, które trzeba ująć w projekcie/ w regulaminie czy umowie z użytkownikiem. Dlatego może się zdarzyć, że po takim godzinnym spotkaniu propozycje płynące z działu prawnego czy finansowego nie będą uwzględniały wszystkich produktowych niuansów, ponieważ wynika to z małej znajomości specyfiki produktu. Co zrobić w takiej sytuacji? Z mojej praktyki wynika, że najlepszym rozwiązaniem jest przypisanie konkretnej osoby z działu do pracy z naszym produktem. Dzięki takiemu rozwiązaniu wiemy, że współpraca będzie długoterminowa, co będzie ułatwieniem, ponieważ w przyszłości będziemy bazować na zdobytej wiedzy naszych współpracowników. Natomiast pierwszym krokiem, na który należy się zdobyć to przekazanie wiedzy na temat naszego produktu i upewnienie się, że sposób jego działania jest zrozumiały. Wymaga to zainwestowania swojego czasu, ale gwarantuję, że jest to sposób współpracy, który staje się bardzo komfortowy dla wszystkich zainteresowanych.

Tajny składnik każdej współpracy

Na koniec chciałabym zwrócić uwagę na pewną prawidłowość, która zawsze przekłada się na współpracę: na nasze nastawienie. Jeśli skupimy się na tym by demonizować naszych współpracowników, by mówić o nich w kontekście osób, które tworzą problemy zamiast je rozwiązywać to nie ma szansy na to, by zachować neutralną wobec nich postawę. Utrwalając w naszym umyśle negatywny obraz takich osób budujemy jedynie złe emocje już na starcie. Zastanówcie się proszę przez chwilę w jaki sposób reagujecie na niechęć ze strony innych osób. Odpowiedź jest jedna: niechęcią a zdecydowanie nie jest gwarancja dobrej współpracy.

Warto pamiętać, że zadaniem działu prawnego i finansowego jest dbanie o interesy firm,y a zatem nasze interesy są zbieżne, dlatego ułatwmy wszystkim życie i po prostu komunikujmy się na jak najwcześniej z naszymi ważnymi stakeholderami.