Program vs projekt

Wiele doświadczonych osób słysząc, że ma zarządzać programem traktuje go jako skomplikowany i duży projekt, zarówno pod względem organizacyjnym, jak i kosztowym.. Popularne jest również traktowanie programu jako zbioru projektów. Czy takie podejście jest właściwe i nie spłyca tematu? Czy właśnie to jest największa różnica między tymi dwoma pojęciami? Postaram się odpowiedzieć na to pytanie.

Projekt

Zgodnie z metodą PMBOK Guide projekt to ograniczone w czasie działania, mające na celu stworzyć niepowtarzalny produkt, usługę lub rezultat. Przyjmijmy zatem projekt, jako zdefiniowane w czasie i kosztach przedsięwzięcie mające na celu doprowadzić do wytworzenie unikatowego produktu lub usługi zgodnego z oczekiwaniami klienta. Tu wystarczy wiedza bazująca na tak zwanym „magicznym trójkącie”

Program

Według PMBOK Guide (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) to zbiór kilku (dwóch lub więcej) projektów, które zarządzane w łączny i skoordynowany sposób przynoszą większą wartość, niż elementy składowe zarządzane indywidualnie. Dzięki zgrupowaniu kilku projektów w jeden program możemy otrzymać efekt synergii. Muszą one posiadać wspólną charakterystykę, cechę by mogło nastąpić logiczne połączenie elementów.

Istotne różnice

Korzyści

Największa różnicą między projektem i programem jest korzyść jaką otrzymujemy przy ich realizacji. Inaczej mówiąc, projekt ma przynieść wymierną zmianę jakościową, produktową czy procesową. Cel projektowy jest jasno zdefiniowany od samego początku. Oczywiście może on zostać poddany, za zgodą realizatora i klienta, pewnym odchyleniom. Jednak podstawowy cel jaki niesie za sobą realizacja projektu musi być osiągnięty. W przypadku programu od samego początku cechuje się on większą dozą niepewności. Program realizuje długoterminową strategię organizacji. Trudno jest jednoznacznie określić wprost korzyść z realizacji całego programu, jest bowiem zwykle rozłożony na kilka lat. Podczas tego okresu może zajść wiele zmiennych wpływających na realizację poszczególnych etapów.

Ryzyka

Trudno nie zgodzić się z faktem, że w trakcie realizacji projektu spełniają się niektóre ryzyka, które wpływają na niego. Przy czym zbyt duże odchylenie od projektu może spowodować zatrzymanie realizacji, anulowanie bądź sformułowanie innego celu. Zauważ proszę w tym miejscu, że w przypadku programu niezrealizowanie niektórych składowych nie jest jednoznaczne z jego niepowodzeniem. Często nawet celowo usuwa się pewne elementy i dodaje inne by skutecznej realizować zakładany cel. Dlatego też cel programu ma charakter strategiczny dla organizacji, gdy projekt w swojej naturze jest działaniem taktycznym, pośrednio realizującym strategię organizacji. Co więcej projekt przynosi na końcu efekt w postaci mierzalnej i „namacalnej”. Sprawa ma się nieco inaczej z programem, którego celami bywają zmiany dotyczące polityki firmy (produktowej, jakościowej), kultury pracy, zmiany organizacji pracy. Nie dla wszystkich cel jest jasno określony, choć (efekty) skutki programu mogą być odczuwalne pośrednio lub bezpośrednio przez wszystkich pracowników. Uważam, że to jest najistotniejsza różnica, które determinuje sposoby realizacji celu i komunikacji z zespołem.

I to właśnie składy zespołów, z którymi pracujemy różnią się diametralnie w obu przypadkach. Zespół projektowy jest powoływany w celu realizacji określonego projektu. Najczęściej w jego skład wchodzą specjaliści z danego zakresu. Zespół programowy tworzony jest przez osoby na stanowiskach kierowniczych (decyzyjnych w danym obszarze). Mówi się czasem o tzw. core team’ime organizacji, który go nadzoruje i kontroluje. Zespół ten pracuje na większym poziomie ogólności, by podejmowane w tym gronie decyzje były przekuwane na działania na niższych szczeblach. O ile podczas realizacji jako kierownik projektu możesz realizować przedsięwzięcia wewnętrzne i zewnętrzne, o tyle jako program manager pracujesz najczęściej z ludźmi wewnątrz organizacji i posiadasz raczej ograniczony kontakt z interesariuszami zewnętrznymi. Musisz jednak pamiętać, że decyzje podejmowane na poziomie programu mogą znacząco wpłynąć na współpracę z poszczególnymi interesariuszami i potencjalne korzyści.

Czas trwania

Kolejna różnica i podobieństwo jednocześnie to czas trwania. Oczywiście zarówno projekt jak i program posiadają swój początek i koniec. Jednak w przypadku pierwszym z góry definiujemy jego zakończenie, związane bądź z realizacją zakładanego celu, skończonym czasem lub budżetem. Ze swojej natury projekty są przedsięwzięciami krótkoterminowymi, choć zdarzają się oczywiście kilkuletnie. W przypadku programu jego zakończenie nie posiada stricte określonej daty lub jest ona wyrażona w bardzo ogólny sposób. To zespół programowy podejmuje decyzję o kontynuacji, zawieszeniu bądź zakończeniu go biorąc pod uwagę stopień realizacji zakładanego celu oraz inne okoliczności. Silnie związana z powyższym jest kolejna różnica a mianowicie koszty oraz budżet.

Projekt posiada dokładny budżet uwzględniający wszystkie koszty, które zostaną poniesione. Oczywiście realizacja etapów i analiza kosztów potwierdza bądź zaprzecza naszym założeniom. W przypadku programu bazuje się na większym stopniu ogólności i realizacja poszczególnych etapów daje dopiero odpowiedź o poniesionych kosztach. Poza tym jeśli realizacja programu wymaga poniesienia dodatkowych kosztów (nie uwzględnionych na początku) przeważnie uzyskuje się dodatkowe fundusze na jego realizację.

Zestawienie najważniejszych różnic:

A czy są jakieś podobieństwa?

Najważniejszą i niezaprzeczalną analogią jest fakt, że w obu przypadkach musimy mieć do czynienia z wartością biznesową dla organizacji. Tylko w momencie szansy uzyskania zysku, konkretnej wartości, powinno się je rozpoczynać. Nie ma sensu i zgody na realizację działań, które finalnie nie przyniosą korzyści (materialnych i niematerialnych) firmie.

Istotną, wspólną cechą jest zmiana jaką powinny przynieść projekt i program. Niezależnie od wielkości zmiany, to ona nadaje sens obu działaniom. Zmiana statusu quo jest nadrzędnym celem w ich realizacji. Zmiana ta musi również nawiązywać do strategii czy misji firmy. Raczej żadna organizacja nie pozwoli sobie na poświęcanie wszelkich zasobów na niezwiązane z firmą projekty. W łatwy sposób powinno udać się zauważyć połączenia pośrednie bądź bezpośrednie do celów strategicznych. Jeśli nie ma tych połączeń i nie widać żadnej zmiany to po co to robić?

Podsumowanie

Czy projekt i program jest tym samym? Zdecydowanie nie. Jednak jak widzisz istnieje wiele podobieństw między nimi. Doświadczenia przydatne przy realizacji projektów są niezbędne do skutecznego zarządzania programem.