Jak efektywnie przeprowadzić Daily Scrum (Codzienny Scrum)?

Daily Scrum to spotkanie, które idealnie wspiera pracę zespołową. Organizują je zespoły Scrumowe, ale nie tylko – także te wykorzystujące Kanbana, czy inne konfiguracje.

Jest to metoda umożliwiająca zespołowi regularną synchronizację, wspiera koordynację zaplanowanych zadań oraz dzielenie się doświadczeniami dotyczącymi problemów i barier, napotykanych przez zespoły. Warto też wspomnieć, że Codzienne Scrumy budują relacje w zespole – członkowie spotykając się regularnie, przyzwyczajają się do siebie, dążą do tego samego celu wspólnie i pomagają sobie nawzajem.

W Daily Scrumie nie chodzi o raportowanie pracy, czy kontrolę programistów. Celem tego spotkania jest przybliżanie zespołu do osiągnięcia zaplanowanego celu na iterację. W tym artykule zaproponuję kilka wskazówek jak efektywnie prowadzić to spotkanie.

Co na temat Daily Scrum mówi Scrum Guide?

• Czas trwania: 15 minut
• Organizowany codziennie o tym samym czasie i w tym samym miejscu
• Zespół omawia prace na następne 24 godziny, planuje jak konkretnie zamierza osiągnąć Cel sprintu i stworzyć oczekiwany przyrost. Scrum Guide dopuszcza przeprowadzenie spotkania w dowolny sposób, podkreśla jednak że ma ono być zorientowane na przybliżanie zespołu do osiągnięcia Celu Sprintu.
• Przykładowe pytania, które mogą być wykorzystane przez zespół do przeprowadzenia spotkania:
  Co zrobiłem wczoraj, co pomoże naszemu zespołowi osiągnąć Cel Sprintu?
  Co zrobię dzisiaj, aby pomóc naszemu zespołowi osiągnąć Cel Sprintu?
  Czy zauważyłem przeszkody, które uniemożliwiają mi lub zespołowi osiągnięcie Celu sprintu?
• W sytuacji gdy podczas Codziennego Scruma pojawią się tematy, które wymagają dłuższej dyskusji, lub zmiany dotychczasowych planów, zespół zajmuje się nimi po tuż po zakończeniu tego spotkania.
• Rolą Scrum Mastera jest upewnienie się, że spotkanie odbywa się regularnie i trwa nie dłużej niż 15 minut. To rolą zespołu jest organizowanie wydarzenia.
• Zespół podczas spotkania weryfikuje postępy w Sprincie, analizując „the total work remaining” w Backlogu Sprintu.

Jak wygląda przykładowy plan Daily Scruma?

1. Zespół spotyka się w jednym miejscu i o tej samej godzinie.
2. Zaczynamy spotkanie ice breakerem (dowolnym tematem, na przykład każdy mówi co widzi za oknem, albo jedna osoba przedstawia dowolną ciekawostkę z dnia).
3. Przechodzimy do głównej części spotkania.
4. Spotkanie prowadzimy wg jednego z dwóch sposobów “Każdy po kolei” lub “Historyjka po historyjce”.
5. Spisujemy tematy do omówienia pózniej.

Różne możliwości prowadzenia spotkania

Każdy po kolei

Podejście opisane w Scrum Guide, skupiające uwagę na poszczególnych członkach zespołu i ich pracy.

Zalety:

• każdy ma szansę się wypowiedzieć

Wady:

• spotkanie może być dłuższe, w sytuacji gdy kilka osób pracuje nad jedną historyjką
  łatwo tutaj o antywzorzec, czyli tzw. „spowiedź” – gdzie uczestnicy skupiają się co powiedzieć, żeby to dobrze brzmiało, a nie na tym „co musimy razem zrobić jako zespół, żeby dowieźć resztę sprintu”

Kolejność mówienia – możliwości:

• ten co przychodzi ostatni zaczyna
• kolejno jeden po drugim
• przypadkowe przekazywanie pałeczki – poprzednia osoba decyduje o tym, kto następny

Cały zespół historyjka po historyjce

Rekomendowane podejście – ważne jest to, żeby zaczynać od historyjek, które są najbliżej końca do zakończenia (zespół omawia wtedy czego konkretnie brakuje, aby zakończyć prace nad daną historyjkę).

Zalety:

• skupienie się na elementach Backlogu przybliżających do Celu Sprintu

Wady:

• niektóre osoby mogą dominować (można minimalizować problem np. zadając pytanie osobom, które się nie udzielają: „a co Ty na ten temat myślisz?”)

Warto spróbować obydwu sposobów i zdecydować wspólnie, który sprawdza się lepiej. Można też raz na jakiś czas zmieniać sposób, czy też wybór kolejności mówienia, aby spotkania nie stały się monotonne.

Na co zwracać uwagę prowadząc Daily Standup?

• Zaplanujcie spotkanie codziennie o tej samej porze, w tym samym miejscu. Niech to będzie rytuał dla zespołu.
• Podczas spotkania przypominajcie sobie jakie są wyznaczone cele Sprintu i odnoście się do nich w dyskusji.
• Zapewnijcie podczas spotkania dostęp do Sprint Backlogu (stańcie przy tablicy lub odpalcie narzędzie typu Jira), aby mieć pogląd na to co dzieje się w Sprincie.
• Pilnujcie czasu – najlepiej używajcie timera.

Anty wzorce dla Daily – na co uważać i nad czym pracować

Zespół rozpraszany w trakcie spotkania (inne osoby wchodzą do pokoju czy sali konferencyjnej, wtrącają się, zadają pytania o status prac).

Rozwiązanie: Upewnijcie się, że nikt nie zakłóca Waszego spotkania. W Daily bierze udział zespół, może też brać udział Scrum Master oraz Product Owner. SM i PO jeśli muszą, niech przychodzą, ale niech na przykład siadają z boku (żeby fizyczne oddzielenie było), w końcu jest to spotkanie dla zespołu. Jeżeli Scrum Master się pojawia zawsze, to powstaje wrażenie, że to on prowadzi to spotkanie – on tutaj powinien być raczej obserwatorem. Celem tego spotkania nie jest raportowanie pracy innym interesariuszom.

Zespół porusza zbyt długie wątki i dyskusje w trakcie Daily, zamiast planować je po zakończeniu.

Rozwiązanie: Wprowadź sygnał na spotkaniu – w momencie gdy dyskusja się przedłuża, lub poruszacie temat wymagający dodatkowej dyskusji, użyj go. Przykładowym znakiem dla zespołu może być chrumkająca maskotka świnki. Dobrze tutaj sprawdza się tzw. „Parking” – np. na ścianie, gdzie przyklejamy żółte karteczki reprezentujące tematy do omówienia później.

Członkowie zespołu się spóźniają, reszta na nich czeka i czas leci

Rozwiązanie: Zaczynamy o tej samej porze zawsze (spóźnialscy się nauczą, że trzeba przychodzić na czas), a gdy powtarza się to za często to jest to temat na retro „jaki wpływ te spóźnienia mają na rozbijanie dnia innym osobom”

Rozwiązanie: Wprowadż element symbolicznej kary za spóźnienie – np. każde spóźnienie = czekolada dla zespołu na następny dzień.

“Nie pamiętam co robiłem wczoraj” – członkowie zespołu długo zastanawiają się co powiedzieć.

Rozwiązanie: Poproś o zespół, aby przygotował się do spotkania – każdy przed spotkaniem może na kartce odpowiedzieć na trzy główne pytania w kontekście Celu Sprintu, czyli:

• Co zrobiłem wczoraj, co pomoże naszemu zespołowi osiągnąć Cel Sprintu?
• Co zrobię dzisiaj, aby pomóc naszemu zespołowi osiągnąć Cel Sprintu?
• Czy zauważyłem przeszkody, które uniemożliwiają mi lub zespołowi osiągnięcie Celu sprintu?

Inne rozwiązanie: problem znika, gdy prowadzimy Daily historyjka po historyjce.

Podsumowanie

To, że Daily Scrum, Daily Standup, czy Codzienny Scrum – jakkolwiek nazywacie to spotkanie u siebie – się przedłuża, to nie jest ani dobrze ani źle – po prostu jest to sygnał na to, że widocznie komunikacja i rozmowa jest potrzebna na konkretne tematy. W takiej sytuacji tę potrzebę można zagospodarowac w inny sposób (np. zaparkować je na oddzielne spotkanie, omówić na retrospektywie). Można też wprowadzić fizyczny przedmiot, że mówi tylko ten co go trzyma (czasem to może być np. 5kg ciężarek/worek). Jest wiele możliwości – warto być kreatywnym. Najgorsze co by było to gdyby SM z zegarkiem w ręku stopował spotkanie równo w 15 minucie 🙂