Pracując jako product owner w software house lub product manager enterpriesowych rozwiązań – chlebem powszednim stanie się dla Ciebie planowanie dedykowanych dla klienta customizacji, czy wręcz całych rozwiązań.
Podstawą takiej współpracy z klientem będzie harmonogram projektu. Mała customizacja, integracja z systemem klienta, dedykowany ficzer, czy wręcz cały produkt – im większy zakres współpracy, tym większa znaczenie będzie miało dobre zaplanowanie prac.
W świecie idealnym na srebrnej tacy masz wszystkie dane wejściowe – jasne wymagania, zarys koncepcji, zakres techniczny i funkcjonalny oraz termin, w jakim musimy się spiąć z planowanymi pracami. No właśnie i co dalej… siadasz przed komputerem, odpalasz Excela (ew. MS Project), określasz ramy czasowe i zaczyna się układanka. Brzmi prosto, prawda? Ale czy to odpowiednia droga?
Też tam byłem kilka lat temu… Dlatego w tym artykule podzielę się z Tobą swoimi doświadczeniami i sugestiami dotyczącymi przygotowywania harmonogramów. Postaram się, byś po przeczytaniu tego materiału mógł uniknąć błędów, które niegdyś ja popełniłem.
Skupimy się na przykładzie współpracy z klientem w modelu Fixed Price, czyli takim, gdzie z góry mamy założony zakres oraz określoną kwotę. O różnicach pomiędzy podejściami do wycen, ich plusami i minusami opowiem niebawem. Tymczasem wracajmy do naszego harmonogramu…
Pierwszą i najważniejszą zasadą, o której należy pamiętać jest to, że Excel przyjmie totalnie wszystko! Co jednocześnie jest jego ogromnym plusem w kwestii przetwarzania danych, ale i minusem, mogącym doprowadzić nas do projektowej katastrofy. Dlatego tak ważne jest odpowiednie przygotowanie się tworzenia harmonogramu.
Zanim przygotujesz harmonogram
Przed przystąpieniem do budowania harmonogramu zadbaj o to, by uzyskać takie informacje jak:
🔹 Oferta / Opis produktu i zapisy w umowie
Dowiedz się, co zostało zaofertowane do klienta. Na co obie strony się zgodziły i jak wyglądają zapisy formalne. Uwierz, że wielokrotnie spotkałem się z sytuacją, kiedy proces sprzedażowy prowadzony był wyłącznie przez dział New Business, bez większego udziału zespołu wykonawczego. Mimo, iż byłem dołączany do krótkich wycinków procesu, niektóre zapisy w finalnej wersji umowy totalnie mnie zaskakiwały 😉
🔹 Wycena wewnętrzna / Poznaj realną pracochłonność
Będzie kontrowersyjnie: nie buduj harmonogramu na podstawie wewnętrznych założeń ofertowych.
Klienta nie interesuje, ile osób będzie robiło jego projekt (Uwaga: dotyczy to projektu wycenianego w modelu Fixed Price!). Z doświadczenia wiem, że zarówno proces ofertowy jak i finalna decyzja zakupowa, często zależne są od innego zespołu (np. działu zakupów), niż tego technicznego, z którym docelowo mamy realizować projekt.
Zdarza się, że wysyłana zostaje oferta przedstawiona jedynie na tzw. „dużych klockach” czyli szeroko pojętych modułach UX, UI, DEV, PM. Pamiętajmy natomiast, że wewnętrznie musiała ona powstać na podstawie wstępnej (najlepiej pogłębionej) analizy, podczas której zespół zweryfikował założenia, a następnie podzielił je na pomniejsze zadania. Innymi słowy, wycena wewnętrzna realnie obrazuje pracę, jaka będzie musiała zostać wykonana przez Twój zespół.
🔹 Kalendarz / Zweryfikuj dostępność
Bardzo ważnym aspektem podczas planowania prac jest spojrzenie na potencjalny okres projektowy, pod kątem uwzględnienia dni ustawowo wolnych od pracy, planowanych urlopów jak i wzięcia pod uwagę tak podstawowych kwestii jak weekendy.
Z drugiej strony (o ile to możliwe) podpytaj klienta jak wygląda zespół po jego stronie, tzn: ile osób będzie pracować nad projektem oraz jak wygląda ich dostępność. Wyobraźmy sobie sytuację, w której pomimo wykonania danego odcinka prac po Waszej stronie i przekazania go do akceptacji klienta, kluczowa osoba, która będzie mogła go zweryfikować/odebrać będzie dostępna dopiero za tydzień… Średnio nam to pasuje i nieco komplikuje nasz doskonały harmonogram, prawda?
Draft harmonogramu
Ok, wygląda na to, że mając już takie zaplecze, możemy przystąpić do budowania draftu harmonogramu. Słowo „draft” jest tutaj kluczowe i nie pojawiło się przypadkowo, ale o tym za chwilę.
Podsumowując, na tym etapie wiemy:
- Co ma być produktem końcowym naszych prac i jak wyglądają formalne ustalenia (oferta).
- Kiedy i w jakiej formie zadeklarowaliśmy się, by dowieźć produkt oraz jak realnie został on wyceniony przez zespół (wycena wewnętrzna).
- Wiemy, jak wygląda dostępność klienta oraz sprawdziliśmy, czy po naszej stronie są planowane jakieś dłuższe nieobecności (kalendarz).
🔥 Dla klienta harmonogram to głównie ładny obrazek, który będzie pokazywany na spotkaniach czy tygodniowych statusach z zarządem. Ma on dać mu poczucie kontroli sytuacji. Natomiast dla Ciebie i zespołu to plan pracy na kolejne tygodnie, z którymi przyjdzie Wam się mierzyć.
Jak już ustaliliśmy Excel, jak kartka papieru, przyjmie wszystko. Natomiast czy będzie to realne do zrealizowania, to już druga sprawa. Oczywiście flow projektu musimy zaprojektować zgodnie z oczekiwaniami klienta, ponieważ to on jest odbiorcą naszych prac oraz stroną, która je zamówiła.
Znalezienie złotego środka nie jest łatwe – nie łudź się, że uda Ci się obrać jedyną słuszną drogę, którą będziecie mogli powielać w każdym kolejnym projekcie. Każdy projekt jest nieco inny i do każdej kwestii należy podejść indywidualnie. Oczywiście wraz z nabywanym doświadczeniem i kolejnymi release’ami, zauważysz pewne schematy, pozwalające maksymalnie zoptymalizować i przyspieszyć pracę.
5 uniwersalnych zasad budowania harmonogramu
Nie chcąc zostawić Cię z tym samotnie, poniżej przedstawiam 5 uniwersalnych zasad, które ułatwią Ci budowanie harmonogramów:
1️⃣ Uwzględnij dni wolne
W potencjalnym okresie projektowym, jasno oznacz i zakreśl daty takie, jak święta czy dni ustawowo wolne od pracy. Jest to istotne, ponieważ w perspektywie projektów trwających kilka lub kilkanaście miesięcy, dni wolnych może wypaść naprawdę dużo.
2️⃣ Planuj realnie!
Nigdy nie planuj pracy swojego zespołu na 100% (czyt. 8h / dzień). Pamiętaj, że developerzy, projektanci, analitycy jak i każda inna osoba z zespołu, to nie szare trybiki w maszynie. Każdy potrzebuje chwili na odejście od komputera, zaparzenie kawy czy zjedzenie obiadu.
Bezpiecznym założeniem jest przyjęcie 6-7h dziennej pracy wykonawczej w projekcie dla specjalisty (taaak, już słyszę to zgrzytanie zębów działu księgowości). Potraktujmy tę kwestię jako bufor na ewentualne poślizgi.
3️⃣ Zarządź ryzykiem i określ ścieżkę krytyczną
Wyszczególnij zadnia, bez których nie uda się przejść kolejnych etapów w projekcie.
Po pierwsze, dzięki temu łatwiej będzie podzielić zakres projektu na „MVP” oraz tzw. „Rozwój” – Przyda się, gdy klient, mimo zaakceptowanej oferty i harmonogramu, przyjdzie do Ciebie z prośbą o szybsze wdrażenie rozwiązania. Ty, jak z magicznego kapelusza, wyciągniesz gotową odpowiedź i będziesz w stanie precyzyjnie określić, które elementy są obligatoryjne, by mogło się to wydarzyć.
Po drugie, sprawnie i zwinnie zarządzisz ryzykiem projektowym. Tak jest, product owner / project manager to taki strażak-wróżbita potencjalnie gaszący nieistniejące jeszcze pożary.
4️⃣ Wyznacz konkretne terminy po stronie klienta
W miarę możliwości wyznacz punkty styku i oczekiwanego zaangażowania po stronie klienta. Niech już teraz wie, kiedy i na jakim etapie będzie musiał się zaktywizować. Pamiętaj, że klienta również obowiązują jakieś wewnętrzne zadania, spotkania etc. Zadbaj o komfort pracy po obu stronach.
Last but not least…
5️⃣ Nie bądź dupkiem
Nie postrzegaj klienta jako zła koniecznego. Pamiętaj, że najważniejszym podłożem dobrego projektu nie jest doświadczenie zawodowe czy znajomość kwestii technicznych. Ze swojej perspektywy, mogę powiedzieć, że wszystko opiera się na relacjach. Zadbaj o nie, a gwarantuję, że nawet z największego opóźnienia czy problemów zakresowych wyjdziesz obronną ręką.
Inaczej rozmawia się z klientem, kiedy macie dobrą i szczerą relację. Daj mu poczucie, że nie postrzegasz go jako zewnętrzny zasób, lecz wspólnie pracujecie nad sukcesem projektu i widzisz go jako członka zespołu. Co za tym idzie, nie bądź dupkiem! Słuchaj uważnie, co mówi klient i zawsze staraj się znaleźć złoty środek pomiędzy jego oczekiwaniami, a Twoimi możliwościami.
Podsumujmy
Podstawową wiedzę o projekcie przełożyliśmy na timeline, uwzględniając 5 zasad skutecznego harmonogramu. Jednocześnie zachowując realne i bezpieczne terminy.
Mam nadzieję, że przygotowany materiał pomoże stworzyć harmonogram, który dowiezie projekt do szczęśliwego deployu na PRODzie, jednocześnie ochroni Ciebie i zespół przed crunchem (Boże uchowaj!).
Gdybyś miał jakieś pytania albo konkretny przypadek, do konsultacji – jestem otwarty na rozmowę. Pisz śmiało w komentarzach!
Wracając do kwestii „draftu”… Nie będę Cię oszukiwał, nawet najbardziej dopieszczony, dopracowany i przemyślany po Twojej stronie harmonogram, prawdopodobnie nie będzie jego finalną wersją. Przygotuj się na kilka iteracji przestawiania klocków, modułów, funkcjonalności… Ale nie martw się, słuchaj uważnie zespołu oraz klienta, a jestem pewny, że wszystko się uda!
