Urlop product managera – jak się przygotować?

Jak przygotowujesz się do dłuższych urlopów w pracy? Znam wielu product managerów, którzy odpowiedzieliby na to pytanie, że… nie przygotowują się wcale, bo nie muszą – nigdy nie biorą 2-3 tygodniowych urlopów. Jak przecież sobie zespół bez nich poradzi?!

Sam kiedyś nie doceniałem dłuższych przerw. Zawsze łączyłem pracę zawodową z rozwijaniem swoich pasji, rozwojem osobistym i jakąś formę side projektów. Byłem przyzwyczajony do szybkiego tempa i ciągłego bycia on-track. Wydawało mi się, że zawsze mogę pracować na najwyższych obrotach. Maksymalnie brałem tydzień wolnego, a i tak spoglądałem co jakiś czas na maile i powiadomienia.

Po pierwszym razie (oraz wcześniejszym poczuciu wypalenia) – zmieniłem zdanie. Nie da się zawsze działać na najwyższych obrotach, z czasem też sam organizm zaczyna się domagać przerwy. Realne wakacje 🌴 i oderwanie od codziennych obowiązków to mega ważna sprawa dla product managera – można naładować akumulatory, odetchnąć od stresów, nabrać dystansu, odnaleźć nową motywacji i wrócić z świeżą głową pełną pomysłów.

Z drugiej strony, szczególnie w mniejszych organizacjach, samo podjęcie decyzji o przerwie i przygotowanie takiego urlopu to sprawa mocno stresująca 🫣. Dla mnie też. Co z następnym sprintem? Co gdy trzeba będzie podjąć szybko ważne decyzje? Kto ma Cię zastąpić w tych wszystkich 50 małych sprawach, które popychałeś(-aś) do przodu?

Empowered teams

Długoterminowo podstawą dla mnie jest budowanie „empowered teams”, czyli zespołów i ludzi, którzy samodzielnie potrafią rozwiązywać problemy i tworzyć produkty. To nie jest oczywiście kwestia samego urlopu, ale pewne pryncypium, fundament, którym kieruje się przy pracy z zespołami. W kontekście urlopowym – im bardziej ludzie są “empowered”, tym bardziej sami sobie radzą podczas mojej nieobecności.

Często rzucam w pracy, że moim celem jest sprawienie żebym ja sam nie był potrzebny. Brzmi to jak żart, ale mówię to zupełnie serio. Oczywiście chcę wnosić wartość i wykorzystywać swoje unikalne kompetencje, ale największym wyzwaniem jest sprawienie, by rzeczy szły w dobrą stronę także bez mojej obecności.

Budowanie takich zespołów to oczywiście najtrudniejsze i najbardziej długoterminowe działanie. Wymaga też najwięcej czasu, dużo wsparcia, coachingu, uczenia i… pozbycia się własnego ego oraz pozwalania ludziom na popełnianie błędów. Nie ma jednak większej satysfakcji niż widzieć, że jakaś inicjatywa sama toczy się do przodu w dobrym kierunku 🙂

Jeśli miałbym wybrać 3 najważniejsze rzeczy, które wniosły najwięcej wartości w tym obszarze w ostatnich latach, to wskazałbym:

• jasne cele i wizja – na ile to tylko możliwe komunikujemy (i wypracowujemy wspólnie) cele. Brzmi banalnie, ale to niezwykle potężne narzędzie. Transparentne i jasne cele (lub po prostu priorytetowe kierunki / tematy na kwartał, jeśli nie macie celów) pozwalają wszystkim łatwiej podejmować decyzje. W moim zespole przerodziło się to w rytuał kwartalnych spotkań, na których omawiamy cele na najbliższe 3 misiące, a potem w trakcie kolejnych sprintów często do nich wracamy. Gdy przychodzi do operacyjnej decyzji np. co powinno znaleźć się w sprincie – odpowiedź często nasuwa się sama.
• rola feature leada – mamy wypracowaną w zespole rolę technicznego feature leada. To osoba, która wspólnie z product onwer-em odpowiada za daną inicjatywę / epikę w backlogu. Razem uczestniczą we wszystkich najważniejszych spotkaniach, razem decydują co powinno się wydarzyć. Nie jest łatwo wdrożyć tę rolę, ale finalnie okazuje się ona zwykle game changerem dla kultury produktowej. Feature lead naturalnie przejmie odpowiedzialność od nieobecnego PO/PM-a.
• bezpieczeństwo podejmowanie decyzji i popełniania błędów – nie myli się tylko ten co nic nie robi (lub nie podejmuje żadnych decyzji). Ciągła krytyka, podważanie decyzji, podejmowanie decyzji za innych, nieustające poprawienie czyichś rozwiązań na własne (nawet jeśli nie do końca się z nimi zgadzamy) – to prosta droga do zabicia poczucia odpowiedzialności. Nie uda się, popełnimy błąd – trudno, weźmiemy to na klatę. W takich warunkach dużo łatwiej innym brać odpowiedzialność i… przejmować od Ciebie obowiązki.

Więcej o empowered teams przeczytasz w książce „Empowered: Ordinary People, Extraordinary Products„, Marty’ego Cagana.

Jak przygotowuję się do dłuższego urlopu?

Empowered teams – świetna koncepcja, ale co jednak dzieje się operacyjnie jak przychodzi czas samego urlopu? Podczas ostatnich 2 lat wypracowywałem sobie i usprawniałem mój własny rytuał urlopowy. Pozwala mi on ze spokojna głową odpoczywać i nie myśleć o tym co się dzieje w pracy. Jako, że jest to powtarzalny rytuał – pozwala mi to też po każdej “urlopowej iteracji” usprawniać jego działanie.

Poniżej wrzucam jak wygląda jego obecna forma na podstawie mojego ostatniego 3-tygodniowego urlopu.

1️⃣ Wyznaczenie zastępców w poszczególnych obszarach

Zaczynam od przygotowania listy obszarów odpowiedzialności, którymi się zajmuję. Jako, że zajmuję się wieloma tematami – nie wyznaczam jednej osoby, która mnie w 100% zastąpi. Wybieram konkretne osoby w poszczególnych obszarach.

1-2 tygodnie przed planowanym urlopem ustawiam nam spotkanie 1-1 na którym omawiamy handover. Jako wsad i materiał referencyjny przygotowuję nam wspólny handover dokument:

• z krótkim podsumowaniem najważniejszych informacji
• podsumowanie tego co może się wydarzyć
• listą TO-DOsów, których mi zależy

➡️ Przykładowy handover document

Dzięki temu że jest to żywy dokument, możemy wspólnie dopracować kwestie przed startem urlopu, plus jest dobre miejsce dla zestępującej Ci osoby na wrzucanie notatek już w trakcie trwania urlopu.

2️⃣ Publiczny cheat-sheet

Od jakiegoś czasu przygotowuję publiczny cheatsheet na czas mojego urlopu. Zawiera on najważniejsze informacje o tym co i gdzie można znaleźć, kto zastępuje mnie w poszczególnych obszarach pracy, co robić w konkretnych sytuacjach.

➡️ Przykładowy cheat-sheet

Dokument jest podlinkowany w nagłówku głównego produktowe kanału firmowego chatu. W dowolnym momencie, każda osoba może wejść i zobaczyć do kogo zgłosić się z problemem.

3️⃣ Lista tematów pourlopowych

Drugi publiczny dokument (podlinkowany także w chet-sheet) to miejsce w którym każdy może dopisać mi temat, którym powinienem się zająć po po moim powrocie. Dla mnie super sprawa – mam jedno miejsce od którego mogę zacząć po urlopier. Dla zespołu i interesariusz – nie muszą się zastanwiać gdzie zapisać ważny temat/problem, który wydarzył się podczas mojej nieobecności.

➡️ Przykładowy dokument

4️⃣ Komunikacja przed urlopem

Odpowiednio uporządkowana komunikacja przed urlopem ułatwia mi bezstresowy handover moich tematów:

• Na kluczowym spotkaniach z interesariuszami, liderami zespołów – wspominam ok. miesiąc wcześniej o moim urlopie;
• W kontekście cyklicznych spotkań, które prowadzą – najpóźniej na ostatnim spotkaniem wyznaczam zastępstwo i przypominam o urlopie;
• Kilka dni przed urlopem, przypominam publicznie, że za chwilę mnie nie będzie i jeśli ktoś ma uber-ważny temat do zaadresowania – to jest to ostatni moment żeby się do mnie zgłosić;
• Wszystkie cykliczne podsumowania / statusy – przygotowuję w formie tekstowej jeszcze przed samym urlopem – tak by każdy był up-to-date z najważniejszymi tematami.

5️⃣ Dzień przed urlopem

Na ostatni dzień przed dłuższym urlopem nie planuje sobie już dodatkowych zadań oraz blokuje w kalendarzu ostatnie 3 – 4 h na dokończenie niespodziewanych tematych i finalny handover. Na koniec jeszcze ustawiam autoresponder mailowy, odpowiedni status na czacie firmowym (informacja o mojej nieobecności + link do cheatsheet) oraz… życzę wszystkim udanych 2-3 tygodni 😉

🤖 Wirtualny asystent Tom (bonus)

Podczas ostatniego urlopu miałem w ogóle spokojną głowę, bo… zastępował mnie wirtualny asystent 🤖😅

Jako, że jestem product managerem platformy do budowania botów, tym razem poszedłem jeszcze o krok dalej i… stworzyłem prostego wirtualnego asystenta 🤖 działającego w moim imieniu na naszych firmowym chacie – Virtual Tom-a:).

Virtual Tom reaguje na wszystkie wzmianki skierowane do mnie na produktowym kanale, daje znać że jestem aktualnie na urlopie i przesyła najważniejsze info z tym związane :).

Bot potrafi też odpowiedzieć na kilka najważniejszych produktowych pytań o roadmapę, zgłaszanie bugów i feedbacku. Nie boi się też small talku (podrzuci np. najciekawsze produktowe memy :P).

Podczas ostatniego urlopu, jak widzisz powyżej, przebiliśmy sobie wirtualną piątkę 🙌 z Virtual Tom-em 🤖. W końcu był jakiś kompetentny Head Produktu w firmie 😅.

Poniżej możesz zobaczyć Virtual Toma w akcji podczas mojej ostatniej nieobecności ☀️🕶.