Sezon tworzenia Roadmap uważam za zakończony. Wszystkie firmy pracujące produktowo na pewno poświęciły niejedno grudniowe popołudnie na planowanie strategiczne i przygotowanie mapy drogowej produktu na przyszły rok. Jeżeli wiecie, na czym skupicie się w przyszłym roku oraz czego na pewno nie będziecie robić – jesteście w domu. Macie wyznaczone OKRs dla firmy, działów i zespołów? Jeżeli tak, to zmierzacie w najlepszym z możliwych kierunków.

Za zgodą firmy, w której pracuję – SentiOne (tworzymy narzędzie do monitoringu Internetu i Social Media), chciałabym podzielić się z Tobą historią stworzenia jakże ważnego dokumentu dla całej firmy: Roadmapy Produktu na rok 2017. Nie zdradzę Ci konkretów co do strategii naszej firmy i planowanych projektów, jednak podzielę się z Tobą informacjami na temat procesu (m.in. technika OKRs, spotkanie planistyczne), który wykorzystaliśmy do planowania strategicznego naszych działań.

Kilka słów wstępu

Jako Product Manager w SentiOne pracuję od 2 miesięcy. Początki nie były lekkie – rozbudowany i zaawansowany technologicznie produkt, ogromny rejestr wymagań (ang. product backlog). Zrozumienie funkcjonalności, oczyszczenie backlogu, poznanie klientów oraz użytkowników systemu zajęło mi sporo czasu i przyznam, że wciąż muszę się wiele nauczyć. Zastanawiasz się teraz – w jaki sposób przygotowałam roadmapę skoro nie wiem jeszcze wszystkiego o produkcie, nie przeanalizowałam wystarczająco dobrze danych, nie poznałam potrzeb i problemów użytkowników wystarczająco dokładnie? Zaraz odpowiem Ci na to pytanie.

To, co mnie mile zaskoczyło w SentiOne:

• Zaangażowanie założycieli firmy w rozwój produktu – Kamil, Bartek i Michał zanim mnie zatrudnili robili dosłownie wszystko co związane z zarządzaniem produktem. Nikt nie zna produktu i jego potencjału lepiej niż oni sami. Dlatego cieszę się, że przekazują mi swoją wiedzę. Jako Product Manager, mogę się od nich wiele nauczyć.

• Samoorganizujący się, dojrzały i odpowiedzialny zespół deweloperski. Samoorganizujący się bez Scrum Mastera! Zespół technologiczny w SentiOne bierze odpowiedzialność za produkt, rozwiązania oraz technologię. Co więcej, ma wiele pomysłów na ulepszenia. Taki zespół do współpracy dla nowego Product Managera to skarb.

• Dział Sprzedaży – wcześniej nie pracowałam bezpośrednio ze sprzedawcami i muszę przyznać, że jestem bardzo pozytywnie zaskoczona. Sprzedawcy mają potężną wiedzę o klientach, potencjale biznesowym i możliwościach rozwoju produktu. Często też  chcą dostępu do wszystkich nowych funkcji produktu na już, ale nad tym pracujemy 🙂

• Zdefiniowana wizja i strategia firmy. Strategia wysokopoziomowa firmy na przyszły rok, oparta na metodzie Google’a – OKRs (Objective and Key Results). Już wyjaśniam czym jest wyżej wspomniana metoda, ponieważ to na niej oparliśmy stworzenie planów działań dla wszystkich zespołów oraz naszą Roadmapę Produktu.

Metoda Google’a: OKRs

Google rekomenduje pracę całej firmy w oparciu o OKRs: zdefiniowane cele (Objectives) i główne osiągnięcia (Key Results).

Cele – muszą być mierzalne, realistyczne do osiągnięcia oraz ambitne.

Główne rezultaty – wskazują na to JAK dany cel zostanie osiągnięty. Co należy zrobić, aby zrealizować konkretny cel.

OKRs tworzy się na trzech poziomach:

• firmy,
• działów,
• pracowników indywidualnych.

Oczywiście, OKRs na wszystkich poziomach, muszą być ze sobą spójne. Działania wszystkich zespołów i pracowników powinny realizować strategię firmy. Żeby była jasność, jeżeli w firmie nie ma strategii (a bywa i tak) wykorzystanie  tej metody  tylko oddolnie, niewiele zmieni.

Przykład OKRs, poziom firmy:

Cel – Zwiększenie przychodu o 100% w ciągu roku.

Główne rezultaty:

• Zwiększenie ruchu na stronie internetowej o 200%,
• Zwiększenie konwersji ze strony internetowej do zakupu produktu o 3%,
• Zwiększenie konwersji z triala do płatnej wersji o 2%,
• Rozpoczęcie działalności na 2 rynkach zagranicznych.

Przykłady OKRs, poziom działu (dla przykładu, marketing)

Cel: Zwiększenie ruchu organicznego na stronie o 150%.

Główne rezultaty:

• Przeprowadzenie audytu SEO przy współpracy z agencją zewnętrzną do końca stycznia.
• Zaimplementowanie zmian rekomendowanych w audycie do końca lutego.
• Opublikowanie 20 nowych artykułów na blogu, zoptymalizowanych pod kątem SEO.

Przykłady OKRs, poziom pracownika działu Marketingu

Cel: Optymalizacja strony internetowej pod kątem SEO.

Główne rezultaty:

• Przeanalizowanie oferty agencji SEO do końca grudnia.
• Zarekomendowanie oferty SEO i uzyskanie akceptacji budżetu od zarządu.
• Dostosowanie treści na stronie do zaleceń wynikających z audytu SEO.

Jeżeli chcecie dowiedzieć się więcej szczegółow na temat OKRs polecam obejrzenie następującego nagrania: https://www.youtube.com/watch?v=mJB83EZtAjc

Prezentacja ta zainspirowała założycieli SentiOne, którzy w oparciu o zaprezentowaną metodę, stworzyli strategię firmy na rok 2017 – OKRs na poziomie firmy.

Spotkanie planistyczne w SentiOne

Następnym krokiem, po zdefiniowaniu strategii dla założycieli firmy, było zaangażowanie przełożonych wszystkich działów do jej realizacji. Zostaliśmy osobiście poproszeni przez Kamila (naszego CEO) o zapoznanie się z metodą OKRs oraz strategią firmy na 2017 rok. Dodatkowo, przed spotkaniem planistycznym, dostaliśmy za zadanie przygotowanie OKRs działów, które reprezentujemy na przyszły kwartał.

Przygotowanie OKRsów działów wymagało dużo pracy, przede wszystkim w kwestii znalezienia wskaźników odniesienia i mierzalności. Jednak na spotkanie planistyczne firmy wszyscy przedstawiciele działów przyszli przygotowani.

Agenda naszego spotkania planistycznego składała się z następujących punktów:

• podsumowanie roku 2016,
• role i obowiązki zespołów,
• przedstawienie strategii firmy na 2017,
• OKRs zespołów,
• Roadmapa Produktu na 2017 rok.

Jedyną częścią typowo prezentacyjną było podsumowanie roku 2016. Wszystkie inne punkty opierały się na wzajemnych dyskusjach, uwagach i wprowadzaniu zmian – po wspólnym znalezieniu najlepszych rozwiązań. Bardzo ciekawym punktem było przejście przez listę ról i obowiązków przypisanych do działów – udało nam się znaleźć obszary “niezagospodarowane” i ustalić w zakresie czyich obowiązków się one znajdują. Rozmowa o kwestiach odpowiedzialności wprowadziła większą przejrzystość i zrozumienie pomiędzy reprezentantami różnych działów. Drugiego dnia spotkania, na sam koniec, wisienka na torcie. Roadmapa produktu na 2017 rok.

Roadmapa produktu w SentiOne

Również ja, jako Product Manager przygotowałam się do spotkania planistycznego. Oprócz przygotowania OKRs dla działu produktowego na pierwszy kwartał 2017, przygotowałam również to co produktowcy lubią najbardziej – Roadmapę Produktu 🙂

Standardowo, skorzystałam ze swojego ulubionego schematu:

1. Stworzyłam listę epików/projektów, które zamierzamy zrealizować 2017 roku (na podstawie backlogu, rozmów z założycielami, programistami, reprezentantami innych działów, informacji, które zebraliśmy przygotowujące Persony).
2. Pogrupowałam projekty w Inicjatywy.
3. Przeanalizowałam dane i wyznaczyłam Kluczowe Wskaźniki efektywności (z ang. KPIs) dla Projektów. Na podstawie wartości biznesowej i OKRs firmy – wyznaczyłam priorytety.
4. Wrzuciłam Projekty i Inicjatywy do ulubionego Szablonu w Excelu. Link do pobrania takiego szablonu znajdziecie tu.
5. Wróciłam z propozycją Roadmapy do założycieli, zespołu produktowego, programistów, reprezentantów wszystkich działów. Zebrałam informacje zwrotną i dostosowałam Roadmapę (głównie priorytety).
6. Przygotowałam krótką prezentację na temat celów produktowych na rok 2017, opowiedziałam o obecnych problemach i potrzebach użytkowników.
7. Podczas pierwszej części spotkania planistycznego odrobinę zaktualizowaliśmy Roadmapę, aby była w 100% spójna z dopracowanymi OKRs wszystkich działów na Q1 2017.
8. Zaprezentowałam prezentację i Roadmapę na spotkaniu planistycznym.

Nasza Roadmapa Produktu nie jest obietnicą i zobowiązaniem. Wszyscy w organizacji rozumieją, że należy ją regularnie aktualizować, aby zawsze skupiać się na projektach i inicjatywach o najwyższej wartości biznesowej.

Podsumowanie

Planowanie strategiczne w dojrzałych firmach produktowych jest szczególnie potrzebne. Obejmuje ono nie tylko zatwierdzenie Roadmapy Produktu, ale także zaplanowanie działań i odpowiedzialności wszystkich zespołów. W startupach pracę planuje się inaczej, jednak wizja i strategia są wciąż bardzo ważne. Sukces bowiem można osiągnąć tylko dzięki współpracy osób zmierzających do tego samego celu.

My w SentiOne mamy już plan. A Wy? 🙂