Jak wybrać zewnętrznego dostawcę do rozwoju produktu?

Jako Product Manager współpracujesz z wieloma zespołami, regularnie korzystasz też z ludzi, kompetencji i zasobów dostępnych w firmie. Niestety, często okazuje się jednak, że obecne zasoby są już przeciążone, lub w organizacji brakuje odpowiednich kompetencji/ludzi, które potrzebujesz w danym momencie.

To pierwszy artykuł z cyklu Współpraca z dostawcą zewnętrznym. W ramach cyklu ukazały się artykuły:

1. Jak wybrać zewnętrznego dostawcę do rozwoju produktu?
2. Jaki model współpracy z dostawcą wybrać? Fixed price vs Time and materials

W takich sytuacjach pojawia się konieczność zatrudnienia zewnętrznego zespołu do wsparcia priorytetowych zadań. Najczęściej będzą to:

• agencje odpowiedzialne za kreacje
• zespół UX/UI
• development house – usługi programistyczne

W niektórych przypadkach, najwygodniejszych dla Product Ownera, będzie to jeden dostawca, który skupia osoby ze wszystkimi potrzebnymi kompetencjami z zakresu kreacji, UX, technologii. Aby zarządzać taką współpracą, Product Owner powinien mieć podstawową wiedzę z wielu obszarów. Musi wiedzieć jak zamówić produkt oraz jak ustawić współpracę z dostawcą zewnętrznym, by najlepiej wykorzystać budżet, który został mu powierzony na zbudowanie lub rozwój produktu.

Współpraca z zewnętrznymi dostawcami to nielada wyzwanie. W tym artykule dowiesz się jak wybrać zewnętrznego dostawcę do projektu – jak współpracować z działami zakupowymi, przeprowadzić przetarg, jakie kryteria weryfikować u dostawcy i jak efektywnie przeprowadzić negocjacje.

Czego i kogo potrzebujesz? – identyfikacja potrzeb

W większości firm wszyscy zawsze są zabiegani. A przynajmniej tak sytuacja przedstawia się na pierwszy rzut oka. Jednocześnie, jest w firmie wiele osób, które mogą pomóc wykonać Twoje zadania.

Jeśli decydujesz się na dostawcę zewnętrznego musisz jasno sprecyzować czego potrzebujesz. Upewnij się, że wyczerpałeś wszystkie opcje po swojej stronie. Najczęściej będziesz korzystał zarówno z zasobów wewnętrznych, jak i dostawcy.

Upewnij się, że osoby z Twojej firmy naprawdę są dedykowane dla Twojego projektu. Dlaczego? – nierzadko, pracownicy dedykowani do projektów mają inne priorytety i ich bonusy leżą zupełnie gdzie indziej. Musisz więc mieć pewność, że produkt, który budujesz ma zaangażowany zespół – wewnętrzny i zewnętrzny.

Czy nie istnieją już gotowe produkty?

Zanim zdecydujesz się na wybór dostawcy, zobacz czy istnieje już gotowy produkt lub komponent, którego potrzebujesz i czy nie można go wykorzystać.

Przykładowo: Potrzebujesz narzędzia do promocji wydarzenia. Sprawdź jakie masz gotowe narzędzia – od prostych langing page-y, przez mailing, reklamy w mediach społecznościowych, powiadomienia sms, aż do mobilnej aplikacji eventowej. Rozwijanie takich narzędzi od zera, świadczy o braku dobrze zrobionej analizy już dostępnych narzędzi i byłoby niepotrzebnym kosztem dla firmy.

Wybór wykonawcy to długoterminowe zobowiązanie

Wybór wykonawcy bardzo często będzie zależał od project managera, ale nierzadko to do Product Managera należy kluczowy głos doradczy. Decydując się na zewnętrznego partnera myśl długoterminowo. Najprawdopodobniej projekt nie będzie wykonany w zaplanowanym budżecie oraz czasie – statystycznie spotyka to 70% projektów. Jeśli zaś projekt, po wielu trudach uda się zakończyć, prawdopodobnie zainwestujecie tyle czasu w relację z danym dostawcą, że mimo najlepszej dokumentacji, to właśnie ta firma będzie realizowała kolejną fazę projektu. Dodatkowo, firmy mają naturalną skłonność do unikania ryzyka, więc nawet jeśli współpraca nie będzie w pełni udana, istnieje duża szansa na to, że będzie kontynuowana.

Request for Proposal (RFP), czyli współpraca z działem zakupów

Najczęściej duże firmy stosują do postępowań procedurę Request for Proposal lub inne warianty (request for quote, request for information). Każde z tych postępowań ma na celu poznanie potencjalnych dostawców, uzyskanie możliwie dobrej ceny za zamówienie oraz co ważne – wstępne rozeznanie rynku.

Wybór dostawcy, to też proces uczenia się dla Product Managera. Po pierwsze konieczne będzie proste wytłumaczenie, czego szukasz (dla działu zakupów). W trakcie będzie konieczne rozeznanie rynku, doprecyzowania zamówienia odpowiadanie na pytania dostawców. To zbiór lekcji, ważnych z perspektywy Product Managera. Najczęściej oznacza to wizytę w dziale zakupów i jeśli nie robiłeś wielu zamówień, zdziwi Cię jak wiele formalności musi wykonać firma, by cokolwiek zakupić na zewnątrz. Nie warto się buntować przeciw temu, każdy kto choć chwile pracował wewnątrz takiego działu, wie jak niewdzięczna to rola. Nie wiesz do końca po co zamawiasz i dlaczego i dla kogo, a wszyscy oczekują jak najszybszego procedowania spraw. Pułapką jest czas, jaki zajmuje cała procedura rozeznania rynku i wyboru dostawcy. Wobec czego – planuj z wyprzedzeniem! Frustracja w dziale zakupów wynika także z tego, że potrzeby zgłaszane są „na już”, a procedury akceptacji trwają za długo.

Choć istnieje mała szansa, by Product manager był zatrudniony w administracji publicznej, ale prawo zamówień publicznych obowiązuje też na uczelniach oraz w projektach z funduszy europejskich. Wówczas pamiętaj, że musisz być szczególnie ostrożny. Jeśli źle przeprowadzony proces pod względem formalnym może zaowocować licznymi odwołaniami lub nawet unieważnieniem przetargu.

Z mojego dwuletniego doświadczenia pracy w Ministerstwie, wybór komputerów, ze względu na unieważnienie przetargu zajął prawie rok i oznaczało to konieczność pracy na okropnie starym sprzęcie. Warto więc mieć dobre kontakty w dziale zakupów.

Jak ustalić kryteria?

Kryterium najłatwiejszym do oceny jest „100% cena”. Jeśli chcesz kupić produkt lub usługę, która jest porównywalna i bardzo klarowna do opisania jest to warto ją stosować. Przypuśćmy, że chodzi o dostarczanie przesyłek czy zakup samochodów leasingowych.

Jeśli jednak nie wiesz jaki dokładnie ma być rezultat – produkt istnieje duża szansa, że spełni się poniższy scenariusz:

Dla Product Ownera najbardziej istotne są kryteria pozacenowe. Trudno w pełni opisać produkt, który ma dopiero powstać, gdy do tego nie mamy dużej wiedzy na temat technologii.

Innym podejściem jest cena określona z góry. Czyli napisanie w ofercie, że firma ma do wydania określony z góry budżet i poproszenie o oferty do jego wysokości. To podejście częste dla kampanii marketingowych.Jeśli nie postawisz na podejście „100% cena”, to warto zwrócić uwagę na pięć kwestii:

• Czy dostawca specjalizuje się w tym co chcemy zamówić? – jeśli firma skupia się na szkoleniach VR, prawdopodobnie będzie potrafiła przewidzieć większość problemów na jakie się natkniemy projektując takie szkolenie, lepiej niż po prostu firma VR czy firma szkoleniowa. Powinna też mieć kilka sprawdzonych rozwiązań, co skróci czas realizacji.
• Jakie dostawca ma portfolio realizacji? – pamiętaj jednak, że niektórzy klienci zastrzegają możliwość chwalenia się dorobkiem organizacji i nieraz firma pracująca dla światowych marek nie będzie mogła pochwalić się swoimi realizacjami.
• Czy dostawca ma referencje? – serwisy booking, znanylekarz czy tripadvisor nauczyły nas patrzeć na oceny. Rating firm informatycznych znajdziesz na takich serwisach jak Clutch.io – w Polsce nie powstał jeszcze odpowiednik tego serwisu.
• Kim są osoby, które reprezentują firmę – sprawdź ich profile na Linkedin oraz ich wypowiedzi w sieci
• Warto też zapytać wśród znajomych oraz na dedykowanych grupach. Poza własną siecią znajomych można poszukać w dedykowanych grupach. Prostym sposobem jestogłoszenie na „rozmowy o startupach”. Ta platforma skupia obecnie około 50.000 osób zainteresowanych nowymi biznesami, więc istnieje duża szansa, że członkowie wskażą Ci kilku dostawców. Nie jest wówczas trudno o poznanie się i krótką rozmowę na Messengerze z potencjalnym partnerem.

Jak zawęzić liczbę dostawców?

Wybór dostawcy zajmie od kilku dni do kilku miesięcy. Jeśli Twój produkt jest tworzony pod skrzydłami rozpoznawalnej firmy, na pewno znajdzie się wielu chętnych do wzięcia udziału w procesie zamówienia i można poprosić oferentów nie tylko o referencje, ale także próbki pracy w danym projekcie. Nakład pracy powinien być proporcjonalny do wartości zamówienia.

Warto też stworzyć szeroki lejek dotarcia, czyli w pierwszym etapie zaprosić dużo firm, szybko odfiltrować te, które nas interesują i wreszcie rozmawiać z kilkoma wybranymi dostawcami. Trzeba pamiętać, że firmy będą miały dużo pytań i że warto udzielać wszystkim firmom odpowiedzi na pytania i umieszczać je w sposób publiczny oraz zanonimizowany. Czyli jeśli jeden z oferentów zadaje pytanie, wszyscy je widzą i także widzą odpowiedź. Przyniesie to następujące korzyści:

• oferenci nie będą powtarzać pytań
• uzyskasz lepszą jakość ofert,
• im większą wiedzę mają oferenci, tym lepsza jakość zapytań.

Wybrałeś dostawcę? Czas na negocjacje warunków

Jeśli już wybrałeś dostawcę, to warto zadbać o formalności – umowę, w tym umowę o zachowaniu poufności i przejść do negocjacji ceny. Z mojego doświadczenia nawet na tym ostatnim etapie warto negocjować cenę. Wielokrotnie pracując dla korporacji otwierałem szeroko oczy ze zdziwienia, gdy dostawca był w stanie zejść z ceny kilka procent lub dołożyć dodatkowe punkty do oferty nawet wówczas gdy miał już pewność, że został wybrany!

Dodatkowe punkty do oferty mogą być pomocne gdy na etapie wyboru dostawców, może nie zauważysz, że czegoś brakowało w zapytaniu ofertowym, a nagle okazało się istotne. Dostawca na początku może dać z siebie naprawdę wiele, bo wie, że może to zaowocować współpracą, która da mu korzyści w przyszłości.

Pamiętaj też, że umowy zawierane są na złe czasy. Warto przewidzieć w umowie następstwa niewykonania dzieła należycie, tj. kary umowne za opóźnienia oraz jak najbardziej szczegółowo opisać co jest do zrobienia. Pamiętaj, że oferent już wiele zainwestował by otrzymać kontrakt i będzie skłonny do ustępstw także tutaj. Przy początku współpracy łatwo o ustępstwa i zawarcie wielu klauzul, które w późniejszym czasie mogą okazać się środkiem nacisku na dostawcę. Zazwyczaj na ostatnim etapie negocjacji bowiem mamy już opóźnienie i bardzo chcemy startować z pracami. Radzę tutaj zachować spokój i konsekwencję, bo niewielki błąd w umowie może wpływać na cały okres realizacji umowy.

To pierwszy artykuł z cyklu Współpraca z dostawcą zewnętrznym.

W następnych artykule dowiesz się Jaki model współpracy z dostawcą wybrać? Fixed price czy Time and materials?