Jak zwalniać ludzi?

Zwalnianie pracowników jest ciężkim tematem dla każdego menadżera. Nie znam osoby, dla której byłby to ulubiony element pracy i czułaby się w takiej sytuacji komfortowo (nawet gdy po niej tego nie widać :)).

Dyskomfort, który niesie za sobą zwolnienie, często prowadzi do rozmaitych błędów. Nierzadko stosowana jest strategia unikania podjęcia decyzji i odwlekania złożenia wypowiedzenia w nieskończoność, bądź zupełnie odwrotnie – zdarza się, że ludzie zwalniani są zupełnie pod wpływem emocji. Na koniec załatwiane jest to szybkim spotkaniem, żeby “każdy miał to już za sobą” i można było wypuścić powietrze.

Nie ma jednego uniwersalnego przepisu na to jak to robić, żeby “było dobrze”. Jesteśmy ludźmi, każdy z nas jest inny i zasługuje na indywidualne podejście. Na szczęście mogę Cię pocieszyć, że istnieje kilka zasad i wskazówek, które pomogą ci przejść przez ten proces.

Skąd wiemy, że powinniśmy kogoś zwolnić?

Zanim podejmiemy ostateczną decyzję o zwolnieniu członka zespołu, powinniśmy to dobrze przemyśleć z dwóch powodów: będziemy mieć pewność, że przeanalizowaliśmy każdy aspekt jego pracy oraz przygotujemy mocne argumenty wspierające naszą decyzję, które powinniśmy przedstawić na spotkaniu. Uwierz mi, że będzie ci również lżej na sercu, jeśli będziesz mieć pewność, że zrobiłeś wszystko, żeby dać tej osobie szansę na poprawę.

Gdy zauważysz, że coś jest nie tak, zrób research i zbierz fakty (szczególnie gdy nie pracujesz blisko z tą osobą). Nie podejmuj decyzji na podstawie własnej obserwacji lub zasłyszanej opinii. Gdy wszystko przemawia za tym, żeby tę osobę zwolnić, zastanów się jeszcze trochę.

Odpowiedź sobie na pytanie czy w ogóle ta osoba wie, że coś robi źle? Czasem bywa tak, że nikt nie chce jej zwrócić uwagi, nie dzieli się szczerym feedbackiem, błędy narastają a przy zwolnieniu usłyszysz “Dlaczego mi nikt o tym wcześniej nie powiedział?”.

Załóżmy ten lepszy scenariusz – że wie. Czy dałeś jej możliwość poprawy? Czy stworzyliście razem plan naprawczy? Czy zrobiłeś wszystko, aby zapewnić jej wsparcie?

Powiedzmy, że jest lepiej, ale niewystarczająco. Minęło już sporo czasu, a Ty nadal masz wątpliwości. Pomyśl wtedy o zespole, w którym ta osoba pracuje. Jak praca tej osoby wpływa na resztę zespołu? Czy jej wyniki hamują ich pracę? Jaką atmosferę tworzy? Jeśli sam widzisz, że coś jest nie tak, zespół to widzi od dawna (i narasta w nim poziom frustracji).

Argumenty na “nie”, czyli usprawiedliwienia

Zdecydowanie lepiej być ostrożnym niż podejmować pochopne decyzje, ale zbyt długie odwlekanie i szukanie wymówek również nie jest dobrą drogą.

Usprawiedliwienia są różne, jednak numerem jeden jest – “Będzie lepiej”. Faktycznie może tak być, tylko co się musi stać, żeby było lepiej? Można wtedy usłyszeć “Jak skończymy ten projekt, powinno się poprawić”. Rzadko się tak dzieje. Bez konkretnego planu naprawczego, samo się nie zrobi 🙂

Druga wymówka – “Nie mam kim tej osoby zastąpić”. Cóż, czasem lepiej mieć dziurę w zespole niż pozwolić na jego rozpad np. z powodu napiętej atmosfery. Jeśli chcesz zwolnić tę osobę z powodu braku jej kompetencji, możliwe, że zespół część roboty już robi za nią i nie będzie ci ciężko rozłożyć reszty zadań na inne osoby na czas trwania rekrutacji zastępstwa.

Numer trzy – “To na pewno źle wpłynie na zespół.”. To zależy (patrz poprzednia sekcja). Jeśli zwalniasz za nieprawidłowe wykonywanie zadań, tworzenie masy błędów w kodzie czy inne “fuck-up’y”, mogę cię zapewnić, że zespołowi ulży. Nawet gdy ta osoba była zespołową duszą towarzystwa.

Jak to zrobić

Przede wszystkim – przygotuj się

Spisz wszystkie argumenty poparte faktami, które zebrałeś, żeby w stresie nie zapomnieć o którejś z ważnych kwestii. Nie ma nic złego w zaglądaniu w notatki.

Zrób to na spotkaniu

Moim zdaniem każdy zasługuje na spotkanie w 4 oczy (w biurze lub online) i uzasadnienie tej decyzji. Zarezerwuj sobie odpowiednio dużo czasu, żeby go nie przerywać, bo za chwilę zaczynasz sprint planning. To, że Twoja część zajmie 10 min, nie znaczy, że zwalniana osoba nie będzie miała tobie dużo do powiedzenia.

Zacznij spotkanie od komunikacji jego celu

Na samym początku spotkania, przekaż jego cel. Powiedz, że najpierw chciałbyś przedstawić swoje argumenty, o których będziecie mogli porozmawiać w dalszej części spotkania. Jak w feedbacku – trzymaj się faktów, konkretnych przykładów sytuacji i powiedz jaki one miały wpływ na ciebie i zespół. Pamiętaj, żeby używać komunikacji “Ja”, nie “Ty”, choć wiem, że może ci być ciężko.

Wskaż mocne strony i zapewnij wsparcie

To, że osoba się nie sprawdziła w twoim zespole, nie znaczy, że nie rozwinie skrzydeł gdzieś indziej. Zastanów się jakie mocne strony w niej widzisz, co uważasz za jej prawdziwy talent. Powiedz to i bądź w tym szczery. Inaczej szybko da się wyczuć, że mówisz to tylko na poprawę humoru co jeszcze pogorszy sytuację.

Ustalcie kolejne kroki

W emocjach można o nich zapomnieć, czasem wydaje się, że “nie wypada”, jednak powinniście ustalić co się będzie działo dalej. Przede wszystkim: do kiedy osoba zostanie w firmie i komu przekaże swoje obowiązki. To są najważniejsze kwestie, resztę możecie dograć później.

Komunikacja w firmie

Samo zwolnienie to nie wszystko. Musisz jeszcze zakomunikować swoją decyzję reszcie zespołu. Zostawiam Tobie czy chcesz poinformować o tym tylko zespół, czy całą firmę. Wiadomo, powinniśmy informować wszystkich, jednak są sytuacje, w których można zrobić wyjątek od reguły.

W komunikacji o rozstaniu powinieneś być szczery, ale pamiętaj, żeby zachować szacunek do osoby zwolnionej. Czasem lepiej powiedzieć “Zdecydowaliśmy się zakończyć współpracę z Jankiem” i nie wnikać w szczegóły, niż rozwodzić się na tym jak super się z Jankiem pracowało, ALE “niestety bardzo nam przykro, przychodzi taki czas, że musimy wprowadzić pewne zmiany….”. Z resztą pewnie nie raz coś takiego usłyszałeś.

Dodatkowo, taka sytuacja może być dobrą okazją, aby zwrócić uwagę na pewne zachowania/postawy, które nie są akceptowane w Twoim zespole, nie odnosząc się bezpośrednio do tej osoby. Skup się również na przyszłości, na tym jakie masz plany na przyszłe projekty, możesz powiedzieć o planowanych rekrutacjach. Jeśli to prawda, zapewnij również zespół, że nie planujesz innych zmian personalnych 😉

Pożegnanie

Mówi się, że firmę poznaje się po tym jak się żegna z pracownikami. Coś w tym jest. Pokłosie koszmarnego zwolnienia możesz odczuwać latami. Zadbaj o to, żeby się rozstać w dobrej atmosferze.

Na koniec jeszcze jedna rada – wyciągnij z tego lekcję. Zastanów się co nie zagrało między wami, co możesz zrobić, aby uniknąć kolejnego zwolnienia z podobnego powodu. To też jest dobra okazja, żeby przemyśleć na nowo strukturę zespołu. Takie zmiany są trudne, niosą za sobą dużo emocji i bólu, jednak pamiętaj, że czasem trzeba. Dla dobra każdej ze stron 🙂