Jak zorganizować sobie pracę jako PM? Technika Pomodoro

Dwa miesiące temu rozpocząłem kolejną w mojej karierze zawodowej przygodę – Head of Product. Stało się to w dość szczególnym momencie – firma wzięła na siebie kilka nowych dużych zobowiązań wobec klientów, jednocześnie kilka osób (m.in. z zespołu produktowego) również rozstało się z pracą. Więcej tematów, więcej obowiązków, za mało czasu i ludzi, początkowy chaos. Znasz to pewnie również ze własnego produktowego doświadczenia.

Nie muszę Cię pewnie przekonywać jak ważna w takich momentach, ale też w operacyjnej pracy day-by-day, jest organizacja pracy własnej product managera. Jeśli chcemy skutecznie ZARZĄDZAĆ produktem to musimy też dobrze ZARZĄDZAĆ swoją własną organizacją pracy.

Metody produktywności osobistej były zawsze jednym z moich koników od czasów studiów. Każdy ma jakieś hobby – jedni uprawiają ogródek, inni długimi godzinami potrafią czytać o nowych metodach organizacji zadań czy testować kolejne apki do list to-do 😎.

Teraz mam idealną okazję by to wszystko wykorzystywać do granic możliwości :). Postanowiłem przygotować serię artykułów (dzisiaj pierwszy) w których podzielę się moimi poprzednimi i aktualnymi doświadczeniami w tym zakresie. Pokażę kilka popularnych technik organizacji pracy i jak je wykorzystuję w praktyce w wypełnianiu obowiązków product managera i head of product.

Technika pomodoro

Jedną z pierwszych metod, którą zacząłem powszechniej wykorzystywać jeszcze w czasie studiów była technika pomodoro. Jestem mistrzem prokrastynacji – rozpoczęcie pracy nad jakimś nudnym powtarzającym się zadaniem, albo dużym kreatywnym wyzwaniem to dla mnie ogromny wysiłek. Mój mózg automatycznie stara się odłożyć takie zadanie na później.

W czasie studiów nie mogłem sobie na to pozwolić – poza nauką, pracowałem jeszcze na pół etatu jako Junior PO oraz rozwijałem swojego pierwszego bloga. Odkładanie wszystkich rzeczy na później skończyłoby się niechybnie katastrofą.

Szukałem, szukałem… i w końcu napotkałem w internecie na bardzo prostą metodę zarządzania czasem, która zrewolucjonizowała mój sposób pracy. Metoda ta nazywa się techniką pomodoro.

Jej autorem jestem jest Włoch Francesco Cirill. W 1992 roku wpadł na genialny pomysł wykorzystania kuchennego minutnika przy swojej, niekoniecznie kulinarnej, pracy. I to właśnie od, bardzo popularnego we Włoszech, kształtu takich minutników – pomidora – technika wzięła swoją nazwę.

Metoda jest bardzo prosta i składa się z kilku kroków:

1. Zrób listę zadań

Zupełnie tak samo jak w wielu innych sposobach zarządzania, będziesz potrzebować listy zadań do wykonania. Najlepiej zrób ją sobie wieczorem dzień wcześniej lub z samego rana. Nie zapomnij oczywiście ułożyć kolejności zadań zgodnie z priorytetem ich realizacji.

2. Wybierz pierwsze zadanie i nastaw minutnik na 25 minut.

Tyle dokładnie trwa jedno pomodoro i tyle będziesz mieć czasu na realizację zadania. Jeśli zadanie jest zbyt duże, możesz zrealizować go tylko w części. Warto jednak pomyśleć o tym, by odpowiednio stworzyć listę zadań i zawczasu rozbić te zbyt duże zadania na mniejsze.

3. Pracuj nad zadaniem, aż zadzwoni minutnik.

Skup się tylko nad tym jednym zadaniem i spróbuj go wykonać w czasie 25 minut. Dokładnie 25 minut – okresu pomodoro nie wolno wydłużać. Pamiętaj by minutnik był zawsze dobrze widoczny – będziesz dokładnie wiedzieć ile czasu zostało Ci do końca. Nie przerywaj sobie, nie pozwól by inni Ci przerywali. To tylko 25 minut – tyle co odcinek Twojego ulubionego serialu komediowego. Zajęcie się nielubianym zadaniem przez tyle czasu nie brzmi chyba przerażająco?

4. Oznacz zadanie jako zakończone

Teraz możesz oznaczyć zadanie jako wykonane i z radością usunąć je z listy. Zobacz jak lista robi się coraz krótsza. Jeśli zadanie wymaga więcej niż jedno pomodoro – właśnie w pełni przepracowałeś 25 minut i jesteś już o 1 pomodoro bliżej celu :).

5. Zrób sobie 5 minutową przerwę

Po ciężkiej pracy czas na nagrodę. Masz 5 minut wolnego czasu dla siebie. Obowiązkowo, bo bez tego cała technika pomodoro traci sens. Jeśli pracujesz przy komputerze, możesz szybko sprawdzić pocztę lub facebooka, ale najlepiej gdy odejdziesz na chwilę od biurka, rozprostujesz kości i odciążysz trochę wzrok.

6. Co 4-5 pomodoro zrób sobie dłuższą przerwę 20-30 minut.

Po ponad 2 godzinach pracy zasługujesz na dłuższy odpoczynek. Pójdź na spacer, zjedz coś, pogadaj ze znajomymi. Idealnie, jeśli wykonywane w ostatnim pomodoro zadanie zostało zakończone. Jeśli Ci się to nie udało, może warto przesunąć odpoczynek o jeszcze jeden okres?

Poniżej krótka prezentacja zasad Pomodor w formie wideo:

Jak widzisz zasady techniki pomodoro są bardzo proste. I powiem wprost, u mnie sprawdziły się one znakomicie. Na początku odrywanie się od zadań co 25 minut i robienie sobie przerw wydawało się nienaturalne i irytujące. Po krótkim czasie zmieniłem zdanie. Okazuje się, że taki podział się sprawdza. A oto dlaczego…

Zalety techniki Pomodoro

Powody dla których technika pomodoro jest skuteczna są tak samo proste, jak jej zasady:

• Multitasking jest przereklamowany. Pełne skupienie się nad jednym zadaniem daje świetne rezultaty.
• 25 minut pomodoro nie zostało wybrane przez przypadek. Przekonanie siebie (nawet podświadomie) do podjęcia krótkiego wysiłku jest dużo prostsze, niż do perspektywy kilkugodzinnej pracy. 25 minutowa sesja nie pozwoli Ci także wystarczająco znużyć się i wypalić danym zadaniem.
• Im bliżej końca deadline’u zadania, tym człowiek pracuje wydajnie. To fakt dowiedziony naukowo. Mając przed sobą tylko 25 minut, trzeba się sprężyć. Świadomość (dlatego musisz mieć minutnik w łatwo dostępnym miejscu) upływającego czasu potrafi zmotywować. Będziesz chcieć zakończyć zadanie przed przerwą, by potem już do niego więcej nie wracać.
• Dziel i zwyciężaj – zupełnie inaczej pracuje się, gdy masz przed sobą całe, żmudne, kilkugodzinne zadanie wykonywane bez przerw, a inaczej gdy masz skupić się na 25 minut.
• Ludzie nie potrafią być maksymalnie skupieni w dłuższym okresie, dlatego 5 minutowe przerwy są takie ważne. Pozwalają odsunąć od Ciebie pracę i odświeżyć umysł. Wyjątkiem tu może być stan zwany FLOW, ale to temat na dłuższą dyskusję. Dla zorientowanych – zapewniam, że można pracować techniką pomodoro i wpaść we flow.

Programy wspierające technikę pomodoro

Choć kuchenny minutnik jest bardzo skuteczny i przez to że jest tak charakterystyczny, fajnie kojarzy się z całą techniką pomodoro, to niestety nie zawsze można z niego skorzystać. Twoi współpracownicy w firmie mogliby być… dość zdziwieni jego zastosowaniem, a tykanie i dzwonienie mogłoby im po prostu przeszkadzać. Dlatego, jeśli pracujesz przy komputerze, możesz skorzystać z kilku programów-zamienników dla minutnika.

Pomogą Ci one, w niewidoczny dla otoczenia sposób, przestrzegać zasad. Zwykle aplikacja tego typu odmierzają, w widoczny cały czas na ekranie sposób, 25 minut pomodoro i 5 minut przerwy. Oczywiście o końcu tych okresów nie zapomną Cię powiadomić w specyficzny i sugestywny sposób (wizualnie lub dźwiękowo).

Kilka ciekawszych profesjonalnych programów dedykowanych pomodoro:

• beFocused Pro (Mac, iOS) – FREE + płatna jednorazowo PRO (warta swojej ceny)
• PomoDoneAPP (Mac, iOS, Windows, Android) – płatne miesięcznie, ciekawa integracja z innymi task managerami
• Focus Booster (Mac, iOS, Windows, Android) – płatne miesięcznie
• Focus Keeper (iOS) – wersja FREE + PRO płatna jednorazowo

Jest jeszcze cała masa darmowych aplikacji, zwykle w wersji webowej. Wystarczy wyszukać w Google 🙂 Oto jeden z przykładów: Toomatoes.

Możesz też skorzystać ze zwykłego nagrania wideo na Youtube, które wizualnie odmierza czas i informuje dźwiękiem o zakończonej sesji pomodoro.

Jak wykorzystuję Pomodoro w pracy?

Z Pomodoro korzystam, gdy pracuje indywidualnie, z dużym skupieniem nad jakimś tematem, w 99% przy komputerze. Przygotowanie zadań na sprint, operacyjne odpowiadanie na maile, praca nad strategią, napisanie dokumentu/podsumowań, przygotowanie do spotkania/warsztatów itp. – rezerwują sobie czas na kilka pomodoro (w zależności oczywiście od potrzeby i możliwości) w kalendarzu i działam zgodnie z krokami metody.

Najlepiej sprawdza mi się to na początku dnia, gdy ciężko zabrać mi się za ważne tematy, albo na koniec gdy już jest niższy poziom energii i mogę sobie powiedzieć: “No Tomasz, jeszcze tylko jedno pomodoro!” 😛 W trakcie dnia, ze względu na wiele spotkań i pracy warsztatowe, Pomodoro stosuję rzadziej.

Moje pomodoro ma też delikatnie inny czas realizacji. Pracuję 28 min, potem 2 minuty przerwy które wykorzystuję na „higienę pracy”: wstaję od komputera, prostuję kręgosłup i chwilę się ruszam, dbam o oderwanie wzroku od komputera i rozluźnienie mięśni przez spojrzenie w dal. Krótka przerwa pozwala mi utrzymać też stan FLOW przy realizacji zadania. Co 2 godziny mam jednak rzeczywiście dłuższą przerwę.

Jeśli chodzi o wsparcie w przestrzeganiu czasu, to zamiast aplikacji dedykowanej do wspierania techniki pomodoro, korzystam z Time Out (MacOs). Teoretycznie jest to program, który ma dbać o nasze zdrowie przy komputerze – zarządza odpowiednie przerwy na ćwiczenia fizyczne i oderwanie wzroku od komputera. W praktyce, znakomicie sprawdza się również do nadzorowania pomodoro. Wystarczy ustawić czas pracy na 25 minut i przerwę na 5 minut. Jeśli nie będą wam odpowiadać programy z listy w poprzednim akapicie – zachęcam do pobrania Time Out (dla MacOs) lub Workrave (dla Windows). Są one darmowe :).