Ciągle wymyślamy nowe rzeczy, ciągle budujemy coś od nowa, ciągle dorzucamy nowe funkcje, ciągle przychodzi zmiana, która burzy poprzednią koncepcję i każe zastanowić się nad nowym podejściem. Bieżączka i gaszenie pożarów. Raz w lewo, raz w prawo. I tak w kółko. Znacie takie zespoły? Ja znam. Ba, sam także w kilku takich zespołach uczestniczyłem! Po pierwszym entuzjazmie, z czasem staje się to koszmarnym doświadczeniem.

Dlaczego tak się dzieje?

Kiedyś tworząc nowe produkty uznawaliśmy, że da się wszystko przewidzieć. Zrobię super plan, dobiorę do niego odpowiedni zespół, wdrożę go w życie i… voila!, sukces gwarantowany. Świat idealny. Po wielu (często pewnie dotkliwych) porażkach nauczyliśmy się, że nie do końca to jednak tak działa. Świat jest złożony, nie da się wszystkie przewidzieć, a tworzenie nowego produktu to praca kreatywna.

No, skoro więc praca jest kreatywna i niewiele można przewidzieć, to odpuśćmy sobie uporządkowane podejście. Trzeba kreatywnie wymyślić i kreatywnie zrobić. A jak „wiadomo” jakiekolwiek procesy zabijają kreatywność. I tak w zespołach zapanował chaos. Jedni oddają się ciągłym dyskusją „co by było najlepiej”, inni poświęcają się bieżącym działaniom i odpuszczają zastanawiania się nad ich sensem. Jedno jest pewne – chaos, tak jak ścisłe planowanie, prawie zawsze prowadzi zespół donikąd.

Proces, ale odpowiedni

Jak więc przestać chaotycznie kręcić się w kółko, ale jednocześnie nie popaść w szczegółowe planowanie od A do Z? Potrzebujemy procesów! Tak, tych sztywnych, niedobrych procesów! Ale takich procesów, które pasują do środowiska w którym działamy. Takie procesy wspierają kreatywność, opierają się na uporządkowanym i weryfikowalnym uczeniu się (czyli rozwiewają mgłę niewiadomych) i są otwarte na zmiany. Najważniejsze z nich to:

1. Design Thinking – proces kreatywnego wymyślania i projektowania nowych produktów/usług/rozwiązań. Opiera się na empatii (zrozumieniu potrzeb naszego odbiorcy) i iteracyjnym podejściu do testowania prototypów. Za metodą podąża zestaw wspierających technik, takich jak persony, customer journey, mapa problemu itp.
2. Customer Development – uporządkowane podejście do rozpoznania/zweryfikowaniu rynku i naszego modelu biznesowego, skalowania produktu/usługi.
3. Lean Startup – proces zarządzania przedsięwzięciami biznesowymi. Porządkuje sposoby doboru hipotez, budowania i testowania rozwiązania.
4. Agile (Scrum, Kaban) – zwinne zarządzanie pracą zespołu, który tworzy rozwiązanie. Otwarte na zmiany, opiera się na krótkich cyklach zarządczych.

Coach Procesu

Świadomość istnienia procesu to jedno, umiejętność jego zastosowania to drugie. Lekkie metody zarządzania wydają się proste… do czasu, aż sami musimy z nich skorzystać. Bez kogoś, kto na ich wykorzystaniu zjadł zęby, zwykle kończy się to niepowodzeniem. Można oczywiście zatrudnić doświadczonego we wdrażaniu nowych pomysłów product managera. Dla korporacji to najlepsze wyjście. Co jednak gdy nie możemy sobie na to pozwolić?

Kilka tygodni temu odezwał się do mnie mój znajomy, pracujący w dużej organizacji:

„Tomek, zorganizowałem kilka zespołów mających wymyślić, przygotować i zrealizować nowe pomysły dla naszej organizacji. Niestety, połowa tych zespołów od kilku miesięcy kręci się w kółko. Co robić? Pomożesz nam?”

No pewnie 😉 Od razu ustaliliśmy, że z obiektywnych względów, wprowadzenie tam stałego product managera całościowo ogarniającego pracę, nie wchodziło w grę. Zaproponowałem trochę inne podejście – pod przykrywką szkoleń wprowadźmy do zespołów Coacha Procesu. Górnolotna nazwa, ale chodzi o kogoś, kto pokaże odpowiedni sposób działania, jak go wykorzystać w praktyce, przypilnuje prawidłowości jego realizacji, doradzi w trudnych sytuacjach. Nietrudno się domyślić, że to ja odgrywałem tę zaszczytną rolę 😉

Okazało się, że właśnie tego zespoły potrzebowały. Nie nowych pomysłów – te miały w głowie. Nie chęci i motywacji – tego nie brakowało. Nie zaangażowania – każdy był aktywny. Potrzebowały natomiast kogoś, kto, mając doświadczenie, zmoderuje według pasującego procesu (w tym wypadku był to Design Thinking) przejście od pomysłu do rozwiązania. Takie podejście nie wymaga stałego kierowania zespołem, a raczej nastawienia go na odpowiednie tory i doradzaniu by jak najlepiej się po nich poruszał. Jest to raczej kwestia godzin, niż dni w tygodniowym cyklu pracy.

To co robić, gdy zespół kręci się w kółko?

Podsumowując, recepta krok po kroku:

1. Przede wszystkim przestać pracować w chaosie 🙂
2. Wybrać lekkie procesy, które chcemy zastosować w realizacji pomysłu
3. Powierzyć wdrożenie, pilnowanie i usprawnianie tych procesów odpowiedniej osobie (może to być lider, przyszły product manager lub po prostu ktoś o zdolnościach organizacyjnych i moderatorskich)
4. Jeżeli brakuje kompetencji i doświadczenia w wykorzystania wybranych procesów to:
   1. znaleźć ludzi z zewnątrz, którzy na początku Wam w tym pomogą (w sartupach jest to często rada nadzorcza, inwestor, doradcy z tzw. Advisory Board itp.)
   2. włączyć na stałe do zespołu osobę, który się na tym zna
   3. czytać, pytać, podpatrywać innych
   4. uczyć się na własnych błędach