MVP – bazując na doświadczeniu

O teorii i przykładach MVP pisaliśmy w oddzielnym artykule. Dzisiaj skupimy się na konkretnym scenariuszu z branży, która staje się coraz bardziej atrakcyjna z uwagi m.in. na możliwy rozwój w obszarze automatyzacji i informatyzacji procesów biznesowych w ostatnich latach.

Opisane poniżej MVP miało realne zastosowanie w jednym z projektów, w którym pełniłem rolę konsultanta. Całe przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem, co również pokazuje, że dobrze zorganizowane podejście do tworzenia produktu, pozwala na realną ocenę ryzyka i minimalizację kosztów.

Hipoteza, czyli wydajność i hurtownia obuwnicza

W naszym studium przypadku wcielimy się w rolę dostawcy rozwiązania informatycznego, a naszym produktem będzie system magazynowo-logistyczny. Po drugiej stronie mamy klienta, dużą hurtownie obuwniczą, która z uwagi na brak optymalizacji części procesów w magazynie nie wyrabia się z zamówieniami, szuka zatem rozwiązania swojego problemu. Czy znajdzie go u nas?

MVP to pierwsza wersja produktu, która przy jak najmniejszym nakładzie prac, powinna dostarczyć taką wartość, dzięki której będziemy w stanie stwierdzić czy nasz produkt zrealizuje to czego oczekujemy wprowadzając go na rynek. Czyli można śmiało powiedzieć, że jest to pewnego rodzaju eksperyment. Ale od początku, bo wszystko zaczyna się od hipotezy.

W naszym magazynowym przykładzie, hipotezą będzie: „Duża hurtownia obuwnicza, chce zwiększyć wydajność pracy na magazynie, poprzez wdrożenie systemu WMS.”
Czyli jest to nic innego jak jakaś potrzeba biznesowa, która zakładamy, że zostanie spełniona poprzez uruchomienie systemu WMS. Niestety na tym etapie ani my, ani klient nie jest w stanie w żaden sposób tego zmierzyć i zarazem uzasadnić, czy takie działanie będzie miało sens. Spróbujmy zatem wdrożyć w życie wyżej wymienione MVP.

WMS jak produkt

Produkt w opisanym artykule to system informatyczny, a dokładniej mówiąc system magazynowy do zarządzania wewnętrzną logistyką, który ma głównie na celu optymalizację procesów w niej zachodzących. Oczywiście w zależności od dostawcy i rodzaju systemu, mogą one posiadać różne funkcjonalności – od podstawowych, jak: rejestrowanie i ewidencja przyjmowanych towarów, aż poprzez bardziej zaawansowane jak integracje z automatyka magazynową czy mechanizmy zatowarowania lokalizacji.

Trzymając się definicji MVP, skupiamy się na minimalnej wartości jaką chcemy dostarczyć, zarazem, która pozwoli nam sprawdzić zasadność naszej hipotezy. Nasz Klient potrzebuje zwiększyć wydajność pracy na magazynie. W jego rozumieniu, a także potwierdzając to naszym audytem stwierdzamy, że wąskim gardłem jest proces kompletacji, podczas której pracownikom zbyt dużo czasu zajmuje zbieranie zamówień, co powoduje przestoje i opóźnienie wysyłki. Rotacja w firmie jest bardzo duża. Poprzez to, magazynierzy nie mają wiedzy na temat danego towaru, nie wiedzą w której części hali leży i jak w ogóle go szukać.

Eksperyment

Czy aby sprawdzić, czy pracownicy poradzą sobie z nową aplikacją oraz czy wspomniana w naszej hipotezie wydajność wzrośnie, należy wdrażać pełną funkcjonalność systemu? Dostawcy tego typu rozwiązań, często popełniają zasadniczy błąd jakim jest rozpoczynanie procesu wdrożenia, zaczynając od tych najbardziej niepotrzebnych funkcjonalności – niepotrzebnych, mam na myśli nie wynikających z potrzeby klientów i z wartości jaką mają dostarczać, a ze swojego wypracowanego procesu implementacyjnego, który nie pasuje niestety do każdej firmy lub zwyczajnie z ich niewiedzy.

Drugim błędem może być to, że nawet jeżeli wybierzemy tylko najważniejsze funkcjonalności i potrzeby z punktu widzenia klienta i tak samo wdrożenie może po jakimś czasie okazać się niepowodzeniem czy zwyczajnie klapą, bo nasze MVP po prostu zostało źle zdefiniowane i wdrożone. Z tego typu przykładu może wynikać, że nie zawsze automatyzacja procesu poprzez zastosowanie jakiegokolwiek zinformatyzowanego rozwiązania, pozwoli na optymalizację czy usprawnienie pracy wewnątrz przedsiębiorstwa.

Wracając do naszego procesu kompletacji, aby zweryfikować hipotezę, wystarczy wdrożyć nasz produkt tylko w tym obszarze na magazynie, aniżeli np. kompleksowe rozwiązanie z pełną integracją. Mało tego, by ponieść jeszcze mniejsze koszty, stymulujemy pracę na danych testowych, bez wprowadzania realnych zamówień, weryfikacji stanów magazynowych, co również spowoduje obniżenie dodatkowych kosztów. Nasza ingerencja i pracochłonność w projekt MVP zależy od tego, jaki cel chcemy osiągnąć poprzez przeprowadzenie naszego eksperymentu. Nam przecież chodzi o to, żeby skompletować szybciej i wiedzieć gdzie dokładnie dany towar się znajduje. Dodatkowo w naszym case study również sprawdziło się zorganizowanie pracy i dodatkowych zasobów w godzinach nocnych oraz w dni niepracujące, by przetestować działanie systemu i jego skuteczność jak najmniej wpływając na rzeczywistą pracę całego magazynu.

Celem MVP jest to, by koszt eksperymentu był jak najniższy względem kosztów z wdrożenia całego produktu lub jego części. Jeżeli pracownicy drugiej (fikcyjnej) zmiany, radzą sobie lepiej aniżeli Ci z pierwszej powielając pracę jaka była wykonywana w ciągu dnia, to możemy śmiało stwierdzić, że wdrożenie takiego systemu jak najbardziej ma uzasadnienie. Tak właśnie było w przypadku naszej hurtowni obuwniczej.

Oczywiście duży wpływ na wyniki może mieć czynnik ludzki, doświadczenie grupy w pracy na magazynie i wiele wiele innych. Jednakże eksperyment musi zostać przeprowadzony w taki sposób, aby był jak najbardziej miarodajny i efektywny, a zespoły doświadczeniem porównywalne. Warto dodać, że główną ideą systemu WMS jest to, że nawet nie znając topografii magazynu, użytkownik jest w stanie sprawnie się po nim poruszać i pracować!

Porównanie wyników

Na koniec, nasze wyniki musimy zmierzyć, czyli najlepiej nadać im jakieś wskaźniki. W naszym przykładzie, wystarczyło porównać proces kompletacji przy użyciu kartki i długopisu czyli stanu początkowego ze stanem obecnym, jakim jest korzystanie z zaawansowanego systemu z użyciem przenośnych terminali oraz z dokładnymi informacjami o tym gdzie dany towar na magazynie sie znajduje. Wydajność może być liczona jako ilość zrealizowanych dziennych zamówień, sztuk, itp. Oczywiście bazując na tych samych danych w obydwu scenariuszach.

Co do naszych wyników, w pierwszych dniach pracy wydajność była porównywalna, jednakże wyraźnie rosła z dnia na dzień. Wynikało to z tego, że:
· Pracownicy „zaprzyjaźniali” się z aplikacją – z dnia na dzień, pracowało im się szybciej, popełniali mniej błędów.
· Z czasem ich rzeczywista praca stała się szybsza, aniżeli przy użyciu tradycyjnych metod – funkcjonalność systemu rzeczywiście pomagała i dawała oczekiwaną wartość. Ergonomia pracy była zadowalająca.
· Początkowe sceptyczne nastawienie do urządzenia przeistoczyło się w optymizm, który również miał w dużej mierze wpływ na wydajność całego zespołu.

MVP działa

W tym konkretnym przykładzie, po zdefiniowaniu hipotezy oraz wykonaniu dogłębnej analizy, wdrożone MVP odniosło sukces. Proces kompletacji jest ciągle rozwijany, a system WMS rozrasta się o nowe funkcjonalności, które oczywiście nie zawsze jak się na koniec okazuje mają swoje uzasadnienie biznesowe. Jednak, właśnie o to w tej koncepcji głównie chodzi, by stopniowo ulepszać produkt, reagując na otoczenie i klienta – czyli na zmianę. Podejście zwinne daje taką możliwość, a dobre MVP, pozwoli zminimalizować ryzyko niepowodzenia przedsięwzięcia.