Poradnik menedżera – Spotkania 1:1

Słyszałeś już o spotkaniach 1:1? A może od dawna prowadzisz je w swoim zespole? Jeśli są one dla Ciebie nowością i chcesz dowiedzieć się co to takiego, wiesz o co w nich chodzi, ale nie wiesz jak się do nich zabrać lub po prostu szukasz pomysłów jak możesz takie spotkania ulepszyć, dobrze trafiłeś. Opowiem Ci trochę o tym, czym są spotkania 1:1, jakie korzyści niosą i jak je prowadzić, żeby czerpać z nich jak najwięcej.

Teoria na dobry początek

Spotkania 1:1, czy inaczej one-on-one, to regularne spotkania managera z pracownikiem, skupiające się na rozmowie o pracy, sukcesach, wyzwaniach i oczekiwaniach rozwojowych tego drugiego. Mogą one odbywać się raz w tygodniu, raz w miesiącu lub raz na kwartał – wszystko zależy od potrzeb indywidualnych zespołu i jak to najczęściej bywa – czasu.

Ważna rzecz, o której należy pamiętać – 1:1 nie powinny przybierać formy raportowania i nie mają na celu oceny pracownika. Jeśli będziesz wykorzystywać tą okazję do zdania statusu z projektu lub przekazywania swojego (często negatywnego lub – jak to lepiej brzmi – konstruktywnego) feedbacku, pracownik zniechęci się do spotkań a tobie nie przyniosą one pożądanych korzyści. Pamiętaj, że 1:1 to spotkania w głównej mierze “o pracowniku”. Daj mu dojść do głosu, a swój feedback lepiej przekazuj na bieżąco 🙂

Korzyści dla ciebie

Z pewnością chciałbyś dowiedzieć się, co dają takie spotkania skoro nie służą one do raportowania i oceny pracy. Mam dla Ciebie kilka korzyści.

1. Budowanie relacji

Regularne spotkania 1:1 przede wszystkim dają okazję do budowania głębszej relacji pomiędzy managerem, a pracownikiem. Dla Ciebie, może być to czas na lepsze poznanie członków Twojego zespołu, ich zainteresowań oraz wszelkich krótko- i długoterminowych wyzwań przed którymi stają poza pracą.

2. Informacje od wszystkich z zespołu

Z doświadczenia pewnie doskonale wiesz, że na grupowych spotkaniach pewne głosy są głośniejsze. Nie każdy ma możliwość wygłoszenia swojej opinii a osoby bardziej nieśmiałe mogą nie mieć chęci do wypowiedzi na forum.

Spotkania 1:1 dają okazję do wysłuchania opinii każdego członka zespołu w atmosferze poufności. Jest to również świetny sposób, aby dowiedzieć się o wszelkich problemach, które mogą się pojawić w zespole czy sprawdzić jego morale z pierwszej ręki.

3. Poznanie celów rozwojowych

Każdy z nas chciałby zatrzymać najlepszych swoim w zespole. Jednym z najważniejszych czynników dla pracownika, który decyduje o jego pozostaniu w organizacji, jest zapewnienie możliwość rozwoju. Spotkania 1:1 tworzą okazję do omówienia aspiracji zawodowych pracownika i dyskusji nad jego możliwymi ścieżkami kariery. Powinniście wspólnie zastanowić się nad tym:

Jakie umiejętności (zajęcia, certyfikaty, doświadczenie) są potrzebne pracownikowi?
Jakie zadania i projekty mogą być cenne dla wspierania rozwoju pracownika?
Jakie są najcenniejsze talenty i umiejętności pracownika?

Spotkania 1:1 są doskonałym miejscem do eksplorowania tych tematów i opracowania kroków, jakie pracownik musi podjąć, aby się rozwijać.

4. Okazja do otrzymania feedbacku

Pomyśl, kiedy ostatnio zapytałeś swój zespół o feedback odnośnie Twojej pracy? Jeśli nie miałeś takiej okazji, 1:1 to moment na uzyskanie wartościowych opinii na swój temat. Pytanie wprost “Co sądzisz o mojej pracy?” może nie jest najlepszym pomysłem (bądźmy szczerzy – nikt nie chce podpaść szefowi). Spróbuj zapytać o to, w jaki sposób możesz wspierać pracownika np. w rozmowie o jego wyzwaniach lub rozwoju lub jakie działania możesz podjąć, żeby zespół był bardziej efektywny.

Struktura 1:1

Co omawiać na spotkaniach 1:1, szczególnie jeśli odbywają się one cyklicznie? 1:1 nie muszą być nudne ani powtarzalne, ale mogą mieć pewne wspólne elementy. Tematy do poruszenia mogą być różne i zawsze powinny być dostosowane do waszych potrzeb.

Zaproponuję wam kilka, które osobiście uważam za najważniejsze:

• Kluczowe sukcesy i wyzwania.
• Nadchodzące projekty.
• Cele rozwojowe i plany kariery.
• Sposób w jaki możesz wspomóc pracownika w jego pracy.
• Pogawędka o życiu, hobby, rodzinie.

Pamiętaj o robieniu notatek! Zapisuj wszystko, co uznasz za ważne. Z pewnością nie raz ustalicie między sobą kolejne kroki, które będziecie chcieli podjąć w danym temacie. Bez notatek ciężko będzie do nich wrócić na początku kolejnego spotkania. Pamiętaj, żeby notatki zawsze przejrzeć PRZED spotkaniem.

Przykładowa agenda

• 5 minut – Hello! – nieformalna rozmowa o hobby, rodzinie, planach wakacyjnych itp. Chodzi o to, żeby mieć ogólny pogląd o nastroju pracownika i wiedzieć co się u niego dzieje.
• 5 minut – Update i podsumowanie – bazując na swoich notatkach, sprawdź czy udało się wam wykonać działania zaplanowane na poprzednim 1:1.
• 25 minut – Sukcesy i wyzwania – zapytaj pracownika o jego ostatnie sukcesy i wyzwania oraz o to, jaki wpływ miały one na zespół/firmę/jego rozwój. To również dobra okazja, żeby dowiedzieć się czego potrzebuje od ciebie lub od zespołu.
• 5 minut – Rozwój kariery – sprawdź jakie działania pracownik ostatnio podjął w celu dalszego rozwoju.
• 10 minut – Gorące tematy – omówcie to, co będzie się działo w najbliższym czasie, niezależnie od tego, czy będzie się to tyczyć spraw firmowych czy personalnych.
• 10 minut – Wszystko inne – przedyskutujcie inne tematy, które chcielibyście poruszyć.

Dobre praktyki realizacji 1:1

Teorię, korzyści i strukturę prowadzenia spotkań 1:1 już poznałeś. Przejdźmy do spraw organizacyjnych. W spotkaniach 1:1 obowiązuje kilka dobrych praktyk, o których warto pamiętać.

1. Długość spotkania

Mówi się, że spotkanie 1:1 powinno trwać godzinę, ale tak naprawdę jego długość zależy od ciebie. To może być godzina, 30 minut lub nawet mniej. Niech trwa tak długo, jak to konieczne, aby omówić wszystkie ważne tematy.

2. Zaproszenie

Po twojej stronie, jako managera, leży organizacja spotkania i wysłanie zaproszenia do pracownika. Jeśli masz taką możliwość, zostaw sobie 15-minut wolnego przed kolejnym spotkaniem, na wypadek, gdyby wasza rozmowa się przedłużyła.

3. Odwołanie

Nawet jeśli coś ci wyskoczyło i nie możesz uczestniczyć w zaplanowanym spotkaniu, nie odwołuj go. To bardzo ważna zasada. Rozważ skrócenie spotkania lub przeprowadzenie go telefonicznie a w najgorszym wypadku przełóż je na inny dzień. Gdy często odwołujesz 1:1, wysyłasz wiadomość do pracownika, że on i jego sprawy są dla ciebie nieistotne.

4. Częstotliwość

Pisałam już wcześniej, że częstotliwość spotkań zależy od potrzeb indywidualnych. Możesz organizować spotkania raz w tygodniu, 2 razy w miesiącu czy raz na kwartał. Kluczem jest zaplanowanie ich w regularnych odstępach czasu, najlepiej jako cykliczne wydarzenie w waszych kalendarzach.

5. Lokalizacja

Nie zawsze 1:1 musi odbywać się w firmowej salce konferencyjnej. Jeśli masz taką możliwość, weź pracownika na kawę do pobliskiej kawiarni.

6. Uważność

Pamiętaj o wyciszeniu telefonu, zamknięciu laptopa i skupieniu się na rozmowie. Jeśli prowadzisz rozmowę online, lepiej zamknij wszystkie okna przeglądarki i wycisz Slack’a. Powtórzę się tutaj – to czas dla was.

7. Agenda

Aby spotkania były bardziej efektywne, przygotuj sobie wcześniej agendę. Potraktuj ją jako swego rodzaju checklistę, pilnując, żeby wszystkie najważniejsze punkty spotkania zostały omówione (przykładową agendę znajdziesz w dalszej części artykułu). Oczywiście zdarzają się sytuację, w których agendę wyrzucamy przez okno i prowadzimy długą, swobodną rozmowę, jednak w większości przypadków agenda zdecydowanie pomaga.

8. Komunikacja

Jeżeli podczas spotkania mówisz więcej niż słuchasz, robisz to źle. Spróbuj wypracować sobie środowisko, w którym pracownik mówi przynajmniej przez 70% czasu. Ćwicz zadawanie pytań zamiast mówić ludziom, co myślisz 🙂

9. Atmosfera

Spotkaniach 1:1 zdecydowanie powinny mieć nieformalną atmosferę. To nie jest czas na pokazywanie hierarchii i raportowanie. Dodatkowo, stwórz atmosferę wzajemnego szacunku i zaufania. Jestem przekonana, że przyniesie to korzyści obu stronom.

Podsumowanie

W zasadzie to tyle albo aż tyle. Mając powyższe wskazówki powinieneś być gotowy na wprowadzenie spotkań 1:1 w swoim zespole. Jeśli wcześniej takie spotkania prowadziłeś, mam nadzieję, że znalazłeś coś nowego dla siebie. Śmiało możesz wprowadzać swoje modyfikacje pamiętając, że przede wszystkim mają one służyć tobie. Pamiętaj o dobrych praktykach wspomnianych w artykule i o robieniu notatek!

Powodzenia 🙂