Trello i zarządzanie zadaniami

Każdy z nas zarządza swoim czasem oraz zadaniami. Potrzebujemy także narzędzi do organizacji pracy naszego zespołu. Napotykamy przy tym wiele trudności, których poziom dodatkowo rośnie, kiedy współpracujemy zdalnie lub gdy potrzebujemy bardzo prostej, szybkiej i skutecznej komunikacji. Na ratunek przychodzi nam Trello – proste, szybkie oraz skuteczne narzędzie do zarządzania zadaniami.

Historia Trello zaczyna się stosunkowo niedawno, bo w we wrześniu 2011 roku. W świecie startup’ów jednak to szmat czasu, którego wynikiem w przypadku Trello jest ponad 1.000.000 użytkowników. Trello zaczynało swoją przygodę na Startup Battlefield w konkursie Techcrunch Disrupt w San Fransisco 2011 roku. Za Trello stoi FogCreek, firma, która ma w swoim dorobku także narzędzie do raportowania błędów FogBugz oraz narzędzie do zarządzania repozytoriami kodu o nazwie Kiln. Twórcą FogCreek jest ponadto dobrze znana postać – Joel Spolsky. Znany jest on przede wszystkim ze swojego bardzo popularnego w środowisku IT bloga Joel on Software, którego pisze od wielu lat. Warto tutaj dodać, że znakiem rozpoznawczym Joel’a jest jakość i tak też podchodzi do tworzenia swoich produktów. Tym samym Trello stało się świetnym produktem, które nie zawodzi swoich użytkowników. Zapraszam również do przeczytania wpisu: How me make Trello.

Czym więc właściwie jest Trello? To aplikacja do zarządzania zadaniami. Opiera się ona na paradygmacie Kanban stworzonym w Japoni, w firmie Toyota, należącym do technik Agile. Trello to także produkt horyzontalny. Co to znaczy? Wyobraź sobie, że Microsoft Word lub przeglądarka Internetowa należą do tej samej ligi. Z obu narzędzi korzysta i może korzystać każdy użytkownik komputera. Tak samo jest właśnie z Trello. Oznacza to, że nie jest to produkt skierowany konkretnie do jednej grupy odbiorców, a wszystkich, którzy potrzebują danego narzędzia oraz chcących skorzystać z jego funkcji.

Projekty zbudowane są w oparciu o tablice, na których to znajdują się listy zadań. Listy te pozwalają tworzyć karty (zadania), które w bardzo prosty sposób możemy sortować, czy przenosić pomiędzy różnymi listami za pomocą techniki drag-and-drop. Poszczególni użytkownicy mogą być przypisywani do kart oraz budować grupy, a grupy i konkretne projekty tworzą organizacje.

W ramach poszczególnych kart możemy:

• dodać opis
• napisać komentarz
• tagować za pomocą kolorów i krótkich opisów
• określać termin (deadline)
• głosować na daną kartę
• dodawać checklisty oraz pliki pochodzące bezpośrednio z naszego komputera, jak i serwisów takich jak Dropbox

Poza tym, możemy przenosić karty pomiędzy organizacjami, projektami oraz konkretnymi listami. Mamy także możliwość dodawania użytkowników, którzy obserwować będą daną kartę lub są za nią odpowiedzialni.

Trello dostępne jest w modelu freemium, gdzie większość funkcjonalności dostępnych jest zupełnie za darmo. W 2013 roku uruchomiony został także Business Class, który pozwala na dostęp do bardziej zaawansowanych funkcji zarządania oraz integracji z serwisami Google.

Rozwój samego Trello prowadzony jest przy użyciu tablicy w Trello. Takich tablic jest kilka, a użytkownicy mogą na nich głosować oraz dzielić się swoimi komentarzami, czy po prostu zgłosić jakiś problem z działaniem serwisu.

Dostępne jest zarówno jako aplikacja webowa, a także jako aplikacje mobilne na systemy Android oraz iOS oraz aplikacja na Windows 8. Trello to także API, z którego korzystają aplikacje mobilne oraz zewnętrzne serwisy wykorzystujące architekturę Trello. Same aplikacje są tak samo proste i intuicyjne w obsłudze jak ich webowy odpowiednik.

Bardzo przydatną funkcjonalnością są także powiadomienia, które spływają do nas w formie wiadomości na nasz adres email lub powiadomień (push) na urządzenia mobilne. Każdy użytkownik ma oczywiście kontrolę nad nimi oraz ich częstotliwością. Dzięki powiadomieniom możemy być informowani o dyskusjach, w których pojawia się nasza nazwa użytkownika, projektach, które obserwujemy lub aktywnościach innych użytkowników. W ten sposób komunikacja następuje w błyskawicznym tempie.

Zapytałem również Ryszarda Krakowiaka (Software Architecture and Development Director w Wolters Kluwer S.A.), z którym mam przyjemność pracować, o jego zdanie na temat Trello. Wiem dobrze, że używa go każdego dnia do zarządzania listą swoich zadań oraz sporym zespołem ludzi.

„Do zarządzania swoim czasem i mnóstwem zadań do realizacji zarówno w pracy jak i poza nią, niezbędna jest dyscyplina. W dobie wszechobecnej technologii rozwiązania wspierające zarządzanie czasem stają się niezbędne. Getting Things Done – klasyka literatury na temat metod zarządzania sobą zainteresowała mnie szerzej tą tematyką. Wdrożyłem ją z powodzeniem kilka lat temu. Wykorzystywałem oprogramowanie Remember The Milk. Jednak „coś” mi nie pasowało – zarówno w podejściu GTD jak i w wybranym narzędziu. Szukałem prostszego i bardziej elastycznego podejścia. Przypadkiem trafiłem na Trello. W połączeniu z filozofią zarządzania zadaniami z Eat That Frog, uznałem, że będzie to idealny tandem. W ten sposób powstała moja kulinarna, żabia tablica.

Na co dzień korzystam jeszcze z tablic umożliwiających współdzielenie zadań z Menadżerami Zespołów oraz wspierających proces zakupów w dziale.

W Trello najbardziej odpowiada mi elastyczność definiowania procesu, przewyższająca duże systemy zarządzania zadaniami (np. JIRA, czy Asana).”

Powiecie, że wszystko to już było, a i owszem, przyznam Wam w tym rację. Mamy przecież Podio, Basecamp, JIRA i dziesiątki innych tego typu narzędzi. Trello jednak w dużej mierze wykorzystywać można zupełnie za darmo. Dopóki nie są nam potrzebne funkcje integracji z zewnętrznymi systemami, czy zaawansowane zarządzanie naszymi organizacjami, to wystarczy kilka sekund podczas zakładania konta i już możemy korzystać. Prosta, prostota i jeszcze raz prostota. Polecam jednak samodzielnie wypróbować Trello w akcji.

Jeżeli chcielibyście dowiedzieć się jak wdrożyć to narzędzie w swoich zespołach, przeczytacie ten artykuł. Znajdziecie tam również gotowy szablon Trello do pobrania!