W 2014 Trello zadebiutowało na naszym blogu jako proste i nowoczesne narzędzie do zarządzania zadaniami. W 2015 pisaliśmy o tym narzędziu w kontekście zarządzania projektami i tym jak poprawnie wdrożyć je w firmie.

W 2016 firmę wykupił Atlassian i wszystko się posypało… Czy aby na pewno?

Po rocznej przerwie wróciłam do Trello i jestem pozytywnie zaskoczona nowymi funkcjonalnościami i ogólnie kierunkiem, w którym rozwijane jest to narzędzie. Podzielę się z Wami swoimi odkryciami.

Nowa architektura informacji

Trello umożliwia podział organizacji na zespoły, oraz możliwość przypisywania tablic bezpośrednio do nich. Pozwala to na uporządkowanie informacji zawierających się w narzędziu i sprawia, że Trello jest bardziej przystępne dla organizacji składających się z oddzielnych struktur. Każdy zespół ma oddzielne uprawnienia i może skonfigurować swoją przestrzeń zgodnie z własnym zapotrzebowaniem.

Co ważne, w razie potrzeby, ten sam użytkownik może być przypisany do wielu zespołów na raz oraz swobodnie przemieszczać się pomiędzy nimi. Także listy i zadania mogą być przesyłane pomiędzy tablicami, przypisanymi do różnych zespołów.

Nowe ustawienia użytkownika

Nowy, szybki dostęp dla użytkownika do przełączania się pomiędzy zespołami, podglądu globalnej aktywności w narzędziu i wszystkich kart przypisanych. Klasycznie dostępna również możliwość edycji profilu i ustawień.

Nowe akcje dostępne na tablicach, listach i kartach

• Możliwość subskrybowania tablic, list i zadań. Cokolwiek użytkownik chce monitorować jest możliwe do ustawienia na różnym poziomie.
• Tworzenie zadań w Trello poprzez e-maila – każda tablica posiada swój unikalny adres e-mail. Wysłanie wiadomości na e-mail, z poprawnym wskazaniem na poszczególne elementy karty, tworzy zadanie w Trello. Tytuł maila zostaje interpretowany jako nazwa karty, treść maila to opis zadania. Aby przypisać zadanie do użytkowników wystarczy w treści maila go wywołać (@olgatest), podobnie jak z nadaniem etykiety używając hashtaga (#label1). Załącznik dołączony do maila wysyłany na unikalny e-mail zostaje zinterpretowany jako załącznik do zadania i wyświetlony w obrębie karty.
• Komentowanie zadań w trello poprzez maila – podobnie tablice, również karty mają swój unikalny adres. Umożliwia to dodawanie komentarzy do nich bezpośrednio z poziomu e-maila.
• Skróty klawiszowe i przełączanie się dzięki nim pomiędzy różnymi elementami interfejsu. Więcej szczegółów znajdziesz tu.
• Możliwość konwertowania zadań z checklisty do osobnych kart (szczególnie przydatne w działach deweloperskich 🙂

• Aplikacja mobilna umożliwiająca pracę na narzędziu również w trybie offline.

Dodatkowi Power-Ups – nowe możliwości i integracje

Trello w planach płatnym wprowadziło opcje integracji z innymi popularnymi narzędziami (min. Google Drive, Jira, GitHub, Twitter, Intercom, Pipedrive). W wersji bezpłatnej, na zachętę w obrębie jednej z tablic można wykorzystać tylko jeden dodatek. Poniżej opisuję wybrane (najciekawsze według mnie dostępne integracje). Pełną listę dostępnych dodatków znajdziesz tu.

Kalendarz

Dodatek ten umożliwia tworzenie kalendarza w obrębie tablicy. Oznacza to, że wszystkie taski z oznaczonym terminem wykonania, wyświetlają się na nim, wraz z osobami odpowiedzialnymi.

Card repeater

W każdym zespole zdarzają się powtarzające się zadania. Card repeater daje możliwość ustawienia automatyzacji na karcie w celu regularnego otwierania jej ponownie. Od teraz nie trzeba o nich pamiętać, ponieważ wykorzystanie tego dodatku sprawi, że zadanie utworzy się samo na tablicy.

Integracja z Jirą i Confluence

Jira to zdecydowany lider na rynku. Narzędzie do zarządzania wewnętrznie pracą i komunikację w firmie, a także w kontekście współpracy firm z klientami zewnętrznymi.

Trello, świadome potencjału rozwiązań dostępnych w Jirze, a także wykorzystując możliwości rozwojowe pod skrzydłami marki Atlassian dostarczyło użytkownikom kilka dodatków umożliwiających osiągnięcie celów wypisanych poniżej.

• Możliwość dołączania stron z Confluence’a do karty w Trello, otwarcie strony Confluence i edycja treści dostępna z poziomu karty.
• Łączenie kart w Trello ze zgłoszeniami na Jirze.
• Możliwość tworzenia kart w Jirze z poziomu Trello i odwrotnie. Dzięki temu każdy zespół w obrębie organizacji może pracować na takim narzędziu, jakie wybrał, a współpraca wciąż jest możliwa dzięki integracjom.
• Wyświetlanie kart z Jiry w Trelllo – chociażby po to, aby zespoły bez dostępu do Jiry, miały pogląd na to, co dzieje w innych zespołach.

Integracja ze Slackiem

• Ustawianie powiadomień na Slacku
• Dołączenie wątku na Slacku do karty w Trello

Trello zbudował również dodatkową aplikację (niebędąca dodatkiem Power Up) i udostępnił w wyższych pakietach (Business i Enterprise plan). Umożliwia ona jeszcze bardziej zaawansowane integracje takie jak: tworzenie kart w Trello i wykonywanie na nich akcji z poziomu Slacka, umożliwienie dostępu do zespołu w Trello dla wszystkich osób z dostępem do Slacka dla wskazanego zespołu.

GitHub

Możliwość linkowania branchów, commitów i próśb o pull requesty z GitHuba z kartami w Trello. Dodatkowo opcja łączenia tablicy z konkretnym repozytorium.

Burndown chart i estymacja zadań dzięki wtyczce Scrum for Trello

Warto planować zadania w kontekście złożoności i monitorować ich postępy. Wtyczka Scrum for Trello umożliwia estymację zadań w story pointach. Na tych samych estymatach, bazuje dodatek Burndown chart, który wyświetla wykres spalania.

Podsumowanie

Trello wciąż zachowuje swoją prostotę, jednak tworzy rozwiązania coraz to bardziej atrakcyjne dla klientów biznesowych. Wprowadzone zmiany w interfejsie oraz nowe dostępne integracje stawiają ‘nowy’ produkt Atlassiana w korzystnym świetle. Niezmiennie od 3 lat polecam Trello jako narzędzie do zarządzania zadaniami, szczególnie w firmach <150 pracowników. Zauważam jednak w praktyce możliwość przełączenia się niektórych zespołów z większych firm do tego narzędzia, w celu skorzystania z intuicyjnych rozwiązań Trello oraz potencjału dostępnych integracji z innymi, popularnymi narzędziami.